Oulun yliopisto uusii koulutuksen järjestelmänsä. Kyseessä on rakennelma, johon kertyvät kaikki opiskelijoihin liittyvät tiedot, kuten opinnot, suoritukset, kurssi-ilmoittautumiset ja todistukset.
– Puhutaan sellaisesta järjestelmästä, joka pitää sisällään miljoonia opintotietoja. En ole varma, mistä asti niitä on. Ainakin 30 vuoden ajalta. Siellä on kaikki historian saatossa tallennettu tieto, mitä yliopistolla sähköisesti on, koulutuspalveluiden johtaja Vesa-Matti Sarenius Oulun yliopistolta kuvailee.
Järjestelmä on uusittu viimeksi lähes 22 vuotta sitten. Vanhanaikaiseksi käynyt Oodi tekee tilaa uudelle, modernille ja helppokäyttöiselle Pepille.
– Vanhasta järjestelmästä loppuu teknologia vuoden vaihteessa. Aika on ajanut siitä ohi jo aikapäiviä sitten, Sarenius toteaa.
Kuukauden käyttökatko
Ovet entiseen on jo suljettu. Tällä hetkellä opintotietoihin ei pääse käsiksi kukaan, ei edes yliopiston henkilökunta.
Käyttökatko kestää kuukauden verran. Uusi järjestelmä on tarkoitus saada käyttöön 22. marraskuuta.
Tauko näkyy yliopisto-opiskelijoiden arjessa muun muassa siten, ettei kursseille voi ilmoittautua totuttuun tapaan. Opintosuorituksia ja tutkintoja ei pystytä myöskään kirjaamaan järjestelmään. Massiivinen järjestelmä ulottuu kuitenkin paljon laajemmalle.
Oulun yliopistolla on kirjoilla parhaillaan noin 13 000 opiskelijaa. Vuosikymmenten varrella kertynyttä opintotietojen massaa siirretään parhaillaan paikasta toiseen. Siirron päätteksi varmistetaan, että uusi järjestelmä keskustelee kaikkiin tarpeellisiin suuntiin sekä yliopiston sisällä että muiden tahojen kanssa. Tietojen on löydettävä sujuvasti tiensä esimerkiksi valtiolle.
– Yliopistolle on tärkeää, että opintotiedot siirtyvät oikein valtion järjestelmiin, eikä virheitä tule, koska se vaikuttaa rahoitukseen, Sarenius huomauttaa.
Uusi käyttöön vaiheittain
Odottamattomia käänteitäkin voi isoissa muutoksissa ilmaantua. Selvää on, että tauko synnyttää sumaa, mutta sen purkuun on varauduttu ennalta. Sarenius kertoo, että suunniteltu aikataulu vaikuttaa tällä hetkellä hyvinkin realistiselta.
Muutostöiden parissa työskentelee runsaasti myös Oulun yliopiston omaa henkilökuntaa, jolla on käsitys talon omista järjestelmistä ja niiden erityisyyksistä. Kokemusta tulevasta on saatu ammattikorkeakoulujen puolelta. Ne ovat toteuttaneet vastaavia muutoksia jo aiemmin.
– Siellä järjestelmä on sielunelämältään vähän erilainen, koska yliopistoja ja korkeakouluja säätelevät erilaiset lait, ja opiskeluoikeudet ovat erilaiset, Sarenius toteaa.
Uusi järjestelmä otetaan käyttöön vaiheittain. Muitakin yliopistoja on tekemässä vastaavaa vaihdosta samaan aikaan.
Sareniuksen mukaan käyttäjiä tiedotetaan muutoksesta, ja koulutusta ja tukea tulee tarjolle, jotta vaihdos sujuisi mahdollisimman helposti.