Paine muuttaa organisaation toimintaa nopeasti. Aikaa on vähemmän, päätösten vaikutukset kasvavat ja tilanteen seuraava vaihe käynnistyy jo edellisen ollessa kesken.
Juuri siinä toimintakyky tulee näkyväksi.
Operatiivisessa tilanteessa yksi kiinnostavimmista kysymyksistä on viive. Kuinka pitkä aika kuluu havainnosta ymmärrykseen, ymmärryksestä päätökseen ja päätöksestä toimintaan?
Mitä lyhyempi viive tässä ketjussa on, sitä paremmin organisaatio pystyy vaikuttamaan tapahtumien kulkuun.
Tilanne voi alkaa monella tavalla. Asiakas ilmoittaa vakavasta häiriöstä, tuotanto pysähtyy, järjestelmä kaatuu tai avainhenkilö putoaa pois juuri väärällä hetkellä. Yhtäkkiä tavallinen työrytmi vaihtuu operatiiviseksi tilanteeksi.
Ensimmäiset minuutit merkitsevät paljon. Jonkun pitää tunnistaa tilanteen merkitys, saada tieto oikeille ihmisille, muodostaa riittävä tilannekuva ja tehdä päätös. Sen jälkeen tehtävien pitää lähteä liikkeelle nopeasti ja hallitusti.
Jokainen viive tässä ketjussa vaikuttaa seuraavaan vaiheeseen. Siksi toimintakykyä kannattaa tarkastella myös ajankäytön kautta.
Kuinka nopeasti päätös syntyy? Missä päätösvalta sijaitsee? Tietävätkö ihmiset, milloin he voivat ratkaista asian itse ja milloin asia siirtyy seuraavalle tasolle?
Sama koskee tietoa. Operatiivisessa tilanteessa olennaista on, mitä tapahtui, mitä se tarkoittaa ja mitä sen perusteella pitää tehdä seuraavaksi. Tilannekuvan arvo syntyy siitä, kuinka hyvin se tukee päätöksentekoa.
Päätöksen jälkeen ratkaisee toimeenpano. Tehtävällä pitää olla omistaja, tavoite ja aikaraja. Seuraava tilannepäivitys kertoo, mitä päätöksestä seurasi ja mihin suuntaan toimintaa pitää viedä.
Toimintakykyä tarvitaan myös pidempään kuin ensimmäiset minuutit. Tuntien ja päivien aikana korostuvat resurssien käyttö, vastuiden järjestäminen, johtamisen rytmi ja kyky suunnata tekemistä uudelleen tilanteen muuttuessa.
Silloin ratkaistaan, kuinka hyvin organisaatio pystyy ylläpitämään suorituskykyään paineen jatkuessa.
Toimintakykyä voi kehittää hyvin konkreettisesti. Organisaatio voi tarkastella päätöksenteon viiveitä, harjoitella tilanteita, joissa tieto muuttuu kesken toiminnan, testata vastuiden toimivuutta ja seurata sitä, kuinka nopeasti päätös muuttuu käytännön tekemiseksi.
Yksi hyvä kysymys on lopulta hyvin yksinkertainen: Kuinka nopeasti organisaationne pystyy muuttamaan tilanteen toiminnaksi? Paine tekee vastauksen näkyväksi.
Heta Leponiemi
toiminnanjohtaja, Toimintakyky ry, Oulu