Taloyhtiöissä viestintä keskittyy usein vain yhtiökokouksen ympärille: ensin lähetetään kokouskutsu, ja myöhemmin tiedotetaan keskeisimmistä päätöksistä.
Vaikka tämä täyttää asunto-osakeyhtiölain vähimmäisvaatimukset, ei se riitä, jos ajatuksena on hoitaa viestintä aidosti hyvin. Hyvä viestintä ei ole vain velvollisuus – se on palvelua, joka rakentaa luottamusta, ehkäisee väärinkäsityksiä ja tukee sujuvaa arkea.
Taloyhtiöelämässä tapahtuu jatkuvasti asioita, joista osakkaiden ja asukkaiden on hyvä olla tietoisia. Joskus tärkein viesti voi olla juuri se, ettei mitään poikkeavaa ole tapahtumassa. Lisäksi monissa yhtiöissä elää kirjoittamattomia sääntöjä, joiden säännöllinen esiin nostaminen auttaa ehkäisemään turhaa kitkaa.
Hyvä viestintä ei vaadi suuria resursseja, vaan ennen kaikkea tahtoa ja selkeitä toimintatapoja. Hallituksen ja isännöitsijän on tärkeää sopia yhdessä, kuka viestii, mistä, milloin ja millä tavoin. Jos isännöintisopimus on vanhentunut tai viestinnän vastuut ovat epäselviä, on viisasta tarkistaa käytännöt ja tarvittaessa päivittää sopimus. Yksinkertainenkin viestintäsuunnitelma helpottaa arkea.
Yksi viestinnän haasteista on erilaisten toiveiden yhteensovittaminen. Yhdessä taloyhtiössä voi olla sekä digitaalisia kanavia suosivia että paperipostia toivovia asukkaita. Kaikkien tarpeet on hyvä tunnistaa. Viestinnän ei tarvitse olla luovaa – riittää, että tiedotetaan oman taloyhtiön ajankohtaisista asioista, vuodenaikoihin liittyvistä käytännöistä, turvallisuudesta ja tarvittaessa myös taloustilanteesta.
Osakkaille voi olla tärkeää saada tieto esimerkiksi siitä, ettei loppuvuodesta tarvitsekaan periä ylimääräistä yhtiövastiketta. Tärkeintä on, että tieto tavoittaa – selkeästi, ajallaan ja ystävällisesti.
Hyvä viestintä maksaa itsensä takaisin. Se säästää isännöitsijän – ja usein myös hallituksen jäsenten – aikaa, kun samoihin asioihin ei tarvitse vastata moneen kertaan. Se voi myös ehkäistä virheitä ja väärinkäsityksiä, jotka ajan mittaan aiheuttaisivat yhtiölle kustannuksia.
Ennen kaikkea hyvä viestintä lisää asumisviihtyvyyttä ja vahvistaa luottamusta taloyhtiön toimintaan. Kun osakkaat ja asukkaat tuntevat olonsa informoiduiksi ja huomioiduiksi, jäävät turhat arvelut ja kuulopuheet taka-alalle.
Johanna Laitala
toiminnanjohtaja, Kiinteistöliitto Pohjois-Suomi