Kommunikoikaa, keskustelkaa, kysykää ja pitäkää yhteyttä koko prosessin sekä sopimuskauden ajan. Tämä on tärkein oppi, joka niin myyjän kuin ostajan on muistettava hankintoja kilpailutettaessa kuin hankintasopimuksia lukkoon lyötäessä.
Sopimusneuvottelut osaksi hankintamenettelyä
”Liian usein sopimuksesta ja sen sisällöstä puhutaan vasta kilpailutuksen ja hankintaprosessin loppupuolella, vaikka sopimusasioiden pitäisi kaikilla osapuolilla olla mielessä jo tarjouspyynnössä. Neuvon, että sopimusehdot lueteltaisiin jo tarjouspyynnössä”, opastaa PTC Services Oy:n Saila Eskola Pohjois-Pohjanmaan Yrittäjien järjestämässä Hankintapäivässä.
Kyseinen Hankintapäivä kokosi yhteen mahdollisia julkisten hankintojen tekijöitä ja alueen yrittäjiä. Samalla tilaisuus oli Tiina Talalan luotsaaman Hankinta-asiamiespalvelu Pohjois-Pohjanmaalle -hankkeen päätösseminaari.
”Hankkeen tavoitteena oli luoda paremmat edellytykset pk-yritysten osallistumiselle julkisiin hankintoihin. Olen tyytyväinen tuloksiin”, Talala kertoo.
Hankkeen puitteissa erilaisia tilaisuuksia, koulutuksia, infoja ja markkinavuoropuheluita on järjestetty yhteensä 112 kappaletta. Muiden tahojen järjestämiin tilaisuuksiin osallistumisia on kertynyt yli parisataa ja näkyvyys eri medioissa on ollut Talalan mukaan todella monipuolista.
”Tämän tilaisuuden tarkoitus on summata yhteen kaikki se, mistä hankkeen aikana on puhuttu sekä luoda katsaus tulevaan”, Talala kertoo päätösseminaarissa.
Tiivis yhteydenpito tuo varmuutta
Päätösseminaarin pääteemaksi nousi kommunikointi. Saila Eskola painottaa, että keskustelun on oltava avointa ja sopimusehdoista on pystyttävä puhumaan avoimesti neuvottelujen alusta lähtien. Osa sujuvaa yhteistyötä on sopimuksen seuranta ja hallinta.
”Reklamaatioiden tekemistä ei ikinä tarvitse pelätä”, Eskola painottaa.
Kommunikaatioteemasta puhui myös SaraAlanärä Oulun Vedeltä.
”Innovaatiokumppanuus, joka on uusi hankinnan muoto, ei ole mahdollista ilman aitoa vuoropuhelua”, Alanärä alleviivaa.
”Hankintamenettely soveltuu tilanteisiin, joissa markkinoilla ei ole valmista ratkaisua tai olemassa oleviin ratkaisuihin tarvitaan olennaista muutosta. Innovaatiokumppanuus on sitä, että ensi vaiheessa tilataan kehitystyötä.”
Vuoropuhelu alkaa valmisteluvaiheessa. Kilpailutus käydään neuvottelumenettelyssä ja sopimusaikana pidetään tiiviisti yhteyttä.
Hankinnat ovat aina kahden kauppa. Paras tulos on, kun molemmat osapuolet saavat mahdollisimman paljon hyvä.
Hankinta-
asiamiespalvelu
Pohjois-Pohjanmaalla
• www.hankinta-asiamies.fi
• Rahoitus EAKR PP liitto, alueen kunnat,
Pohjois-Pohjanmaan Yrittäjät.
• Aloitus huhtikuu 2015.
Alkuperäinen aikataulu
2015 – 2017.
Kaksi muutoshakemusta 9/2018 ja 12/2018.
• Tavoite luoda paremmat edellytykset pk-yritysten osallistumiselle julkisiin hankintoihin sekä auttaa hankintayksiköitä löytämään potentiaaliset yritykset ja yritysryhmät.
• Tilaisuuksiin osallistunut
yli 700 henkilöä ja henkilökohtaiseen puhelinneuvontaan yli 200 yritystä.
• Vielä tulossa: Dynaaminen hankintajärjestelmä ja sen soveltuvuus erilaisiin hankintoihin, tilaisuuksia muun muassa Pyhäjärvellä, Lumijoella, Kuusamossa ja Oulussa.