Työpaikkojen sähköpostietiketti on selkiintymässä vireillä olevan lakimuutoksen myötä. Tänään lakiesityksensä jättävä työryhmä esittää, että työnantajan on saatava avata kaikki työhön liittyvät sähköpostit. Työntekijän yksityisiin sähköpostiviesteihin ei sen sijaan saisi kajota. Esityksessä halutaan työnantajille myös oikeus työntekijöiden pakollisiin huumetesteihin.
Tällä hetkellä yrityksissä suhtaudutaan monin eri tavoin työntekijöiden sähköpostien yksityisyyteen. Joissakin yrityksissä työntekijöiden sähköpostiliikennettä ei seurata lainkaan. Toiset työnantajat ovat taas sitä mieltä, että työsähköpostit pitää voida lukea myös työntekijän ollessa lomalla tai sairaana.
Työnantajat eivät kuitenkaan pidä välttämättömänä, että tietosuojalakiin kirjattaisiin työnantajalle oikeus avata työntekijöiden sähköposti. Vaihtelevista käytännöistä huolimatta sähköpostien avaaminen esimerkiksi loma-aikana ei työnantajien mukaan aiheuta ongelmia.
Matkapuhelin- ja internetoperaattori DNA Finlandin toimitusjohtaja Ari Tolonen suhtautuu lakiesitykseen epäilevästi. Hän uskoo, että lain kirjoittaminen ja tulkitseminen tulee olemaan vaikeaa, sillä yksityisen ja työhön liittyvän sähköpostin erottaminen voi olla käytännössä vaikeaa.
DNA Finlandissa ongelmaa ei Tolosen mukaan edes ole, sillä yhtiössä ei seurata työntekijöiden sähköpostiliikennettä. Lomalla tai sairaana olevien sähköpostit hoidetaan tekniikan suomin mahdollisuuksin.
"Tyypillisesti kyseinen henkilö laittaa sähköpostiin automaattivastauksen, missä hän kertoo, kuka hoitaa hänen poissa ollessaan asioita. Se on minun mielestäni oikeampi tapa."
Yksityiset asiat hoidetaan usein omalla erillisellä sähköpostilla, joita saa internetistä ilmaiseksi. "Minullakin on työsähköposti ja erillinen henkilökohtainen sähköpostiosoite. Minun mielestäni se on selkeää, siinä ei jää mitään epäselvyyttä", Tolonen sanoo.
Sähköposti tarkoitettu työasioiden hoitoon
Metsäyhtiö Stora Ensolla on työntekijöiden sähköpostien avaamiseen jo omat ohjeensa, mutta silti työsuhdeasioista vastaava johtaja Matti Kostet tervehtii tilannetta selkiyttävää lakiesitystä ilolla.
"Olisi hyvä, että laissa olisi selkeästi sanottu, mikä on oikein ja mikä väärin. Sehän on tärkeää, että molemmat osapuolet tietävät, että mitä saa tehdä ja mitä ei", sanoo Kostet.
Kostetin mukaan Stora Ensossa ei ole ollut mainittavia ongelmia työntekijöiden sähköpostien lukemisessa, sillä asiasta kerrotaan avoimesti.
Kostetin mielestä on selvää, että työnantaja saa lukea työntekijän sähköpostit, koska työvälineet on hankittu työntekoon, eikä yksityisiä asioita varten.
"On tärkeää, että ne työasiat, jotka sähköpostiin tulevat, ovat työnantajan käytettävissä myöskin sinä aikana kun henkilö on jostain syystä pois työpaikalta. Olisi eri asia jos työnantaja menisi työntekijän kotiin ja rupeaisi lukemaan henkilön omassa omistuksessa olevassa koneessa olevia viestejä."
Stora Ensossa yksityisten viestien lähettäminen työpaikan koneilla on kuitenkin sallittua.
"Suosittelemme sisäisissä ohjeissa, että työntekijä tuhoaisi lähettämänsä ja saamansa viestit heti lähettämisen tai lukemisen jälkeen. Näin hän pystyy itse säätelemään, että jos työnantaja joskus syystä tai toisesta lukee työasioita koskevia viestejä, niin ei edes sitten tarpeettomasti lue niitä viestejä, joita ei ole tarkoitettukaan työnantajan luettaviksi."
Oululaisessa konepajayhtiö Sah-kossa lakiesitys ei muuttaisi toimintatapaa. Toimitusjohtaja Seppo Esteman mukaan yksityistä postia tulee niin vähän, että sähköpostin avaamisoikeudella ei olisi merkitystä. Toisaalta pienessä yrityksessä siihen ei tunnu olevan tarvettakaan.
"Ei ole tullut koskaan mieleenkään, että pitäisi lähteä tarkistamaan jonkun sähköpostia", sanoo Estema.
Lomien aikana tulevat sähköpostit kuitenkin tarkistetaan.
"Jos asiakkailta tulee sähköpostia tietyn henkilön nimeltä, se on järjestetty niin, että joku muu sen pystyy loman aikana avaamaan."