Toimistotyötä tekevän tietotyöläisen tehtävät keskeytyvät harva se minuutti. Toistuvat kilahdukset puhelimessa ja päätteellä ilmoittavat, milloin jollakulla on asiaa. Osa viesteistä vaatii vastausta, suurin osa ei.
– Infopommitusta voi välttää kytkemällä puhelimen viestiäänet ja tietokoneen ruudun ponnahdusikkunat pois, organisaatioviestinnän asiantuntija Petro Poutanen sanoo.
Tutkimusten mukaan lyhytkin keskeytys syö minuutteja, ennen kuin keskittyminen varsinaiseen työtehtävään palautuu. Lisäksi usein pienen asian hoitamisen jälkeen hoitaa vielä pari muuta pientä asiaa, ennen kuin edes yrittää palata alkuperäiseen tehtävään.
Neurotieteilijät ovat todenneet, että aivojen toiminta hidastuu, kun niitä jatkuvasti häiritään keskeytyksillä. Jokainen siirtymä mielessä aiheuttaa kognitiivisen katkoksen, sillä aivot on suunniteltu käsittelemään vain yhtä asiaa kerrallaan.
Se, koetaanko viestit häiritseviksi, riippuu myös työtehtävästä. On tehtäviä, jotka selkeästi kärsivät toistuvista keskeytyksistä.
– Luovan työn tekemisen kannalta viestintää voi olla liikaa. Tutkimuksen tai pitkän artikkelin kirjoittamisen voi helposti sössiä jatkuvilla keskeytyksillä, Poutanen toteaa.
Jossakin toisessa tehtävässä lähtökohta sen sijaan jo on, että työntekijä pitää jatkuvasti yhteyttä useiden henkilöiden kanssa. Tällöin ei ole edes tarkoitus keskittyä samaan tehtävään pitkää aikaa.
Tietotyöläistä ei kuitenkaan voi kutsua vain viattomaksi viestihyökkäysten uhriksi.
– Moni hakee viesteistä tarkoituksella keskeytystä työhönsä tuntiessaan olonsa tylsistyneeksi tai uupuneeksi.
Aivotutkimusten mukaan aivot palkitsevat tehdyn työn, kuten tekstiviestin tai sähköpostin lähettämisen pienellä dopamiiniannoksella, mielihyvähormonilla. Ei kai siis ihme, jos ihminen mieluusti keskeyttää pitkän, keskittymistä vaativan tekemisensä hakeakseen uuden, nopean mielihyvän tunteen.
Jos viestien määrä kuitenkin rasittaa, Poutanen kehottaa harrastamaan itsensä johtamista.
– Päätä käydä katsomassa viestit tunnin välein, tai esimerkiksi kello 9, 11, ja taas lounaan jälkeen. Puoli tuntiakin keskeytyksetöntä työtä on jo pitkä aika, hän sanoo.
