EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) ryhdytään soveltamaan 25.5.2018 alkaen. Taloyhtiöiden tietosuojan hinta on puhuttanut monien taloyhtiöiden hallituksia viime aikoina ja keskustelu tuntuu jatkuvan, ehkä syystäkin. Henkilötietojen käsittely on taloyhtiöiden ja isännöitsijöiden normaalia toimintaa.
Lakisääteisen osakeluettelon lisäksi taloyhtiöt usein ylläpitävät muun muassa asukasluetteloa, sekä remontti-, avain- ja autopaikkarekisteriä. Taloyhtiön hallitus ja isännöitsijä vastaavat siitä, että asukkaiden ja osakkaiden henkilötietojen käsittely on järjestetty asianmukaisesti.
Osa isännöitsijätoimistoista on lähettänyt asiakastaloyhtiöilleen tiedotteita tarjoten maksullista palvelua hoitaakseen tietosuoja-asetuksen mukaan taloyhtiölle rekisterinpitäjänä kuuluvat tehtävät ja velvoitteet.
Palvelun hinta on kertasuorituksena isännöitsijätoimistosta ja muun muassa taloyhtiön koosta riippuen useita satoja euroja. Lisäksi jotkut isännöitsijätoimistot aikovat periä kuukausittaista ylläpitomaksua.
Tiedotteita lähettäessään isännöitsijätoimistoilta näyttää unohtuneen, että vuodesta 1999 on Suomessa ollut voimassa henkilötietolaki.
Henkilötietolain mukaan rekisterinpitäjän on muun muassa laadittava rekisteriseloste, sallittava rekisterissä olevan henkilön tarkistaa (tietyin rajoituksin) rekisterissä olevat omat tietonsa, sekä oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto ja huolehdittava rekisterien suojaamisesta.
Nämä sisältyvät myös uuteen EU:n tietosuoja-asetukseen. Rekisteriselosteesta käytetään tietosuoja-asetuksessa nimeä seloste käsittelytoimista.
Uutena tulee tehtäväksi rekisterikohtainen tietosuojaseloste, joka pitää asettaa taloyhtiössä avoimesti nähtäville ja saataville. Tietosuojaseloste syntyy helposti, kun käyttää esimerkiksi Kiinteistöliiton valmista mallia.
Mikäli olemassa olevaa isännöintisopimusta ei lähdetä laajemmin muuttamaan, toisena uutena tehtävänä on laatia isännöintisopimukseen ns. tietosuojaliite, eli liite asunto-osakeyhtiön tietosuojavelvoitteista. Tähänkin löytyy helppokäyttöinen malli Kiinteistöliitosta. Huomattakoon kuitenkin, että yksittäisen taloyhtiön isännöintisopimuksessa ja hallinnossa voi olla erityispiirteitä, jotka pitää huomioida tietosuoja-asetusta sovellettaessa.
Lisätöitä tietosuoja-asetus tuo isännöitsijätoimistolle hyvin vähän, jos tietosuojavelvoitteet on huomioitu tähän saakka.
Enemmän lisätöitä tulee, jos kaikilta osin ei ole toimittu henkilötietolain mukaisesti, eli jos esimerkiksi rekisteriselostetta ei ole laadittu, tai rekistereistä ei ole ”huolehdittu” laissa määrätyllä tavalla.
Jos oma isännöitsijätoimisto tarjoaa maksullista tietosuojapalvelua, taloyhtiön hallituksen kannattaa harkita, hyväksytäänkö lisämaksuja sillä perusteella, että lakia nyt EU:n tietosuoja-asetuksen myötä aletaan noudattamaan, eli tehdään ”rästityöt”.
Veikko Roininen
hallituksen jäsen
Kiinteistöliitto Pohjois-Suomi
Lue lisää lukijoiden mielipiteitä päivän Kalevasta!
Näin lähetät mielipidekirjoituksen Kalevaan.