Asunto-osakeyhtiöt voisivat lähettää yhtiökokouskutsunsa ja muun materiaalin osakkailleen myös sähköpostilla, mutta se on vielä harvinaista. Vanhoissa asunto-osakeyhtiöissä sähköpostin käyttö edellyttää yhtiöjärjestyksen muutosta. Käytännössä sähköpostia voidaan tarjota vain lisävaihtoehtona asiakirjojen lähetykseen, sillä vanhoja omistajia ei voida pakottaa siirtymään sähköpostin käyttöön.
Vaikka Suomen Kiinteistöliiton juristit eivät ole saaneet juurikaan edes kyselyitä sähköpostin käytöstä, he uskovat tämän buumin olevan edessä joskus tulevaisuudessa. Kiinteistöliiton edustamissa taloyhtiöissä asuu yli kaksi miljoonaa ihmistä.
- Laki ei estä sähköpostin käyttöä, kunhan yhtiöjärjestystä on muutettu niin, että kutsu voidaan toimittaa myös sähköpostilla, lainsäädäntöneuvos Jyrki Jauhiainen oikeusministeriöstä selvitti.
Hänen mukaansa sähköpostin käytöstä on hyvä olla myös pelisäännöt. Esimerkiksi osoitteen muutoksesta olisi hyvä olla ilmoitusvelvollisuus.
- Vanhassa yhtiössä ihmisiä ei voi pakottaa netin ja sähköpostin käyttöön. Uudessa yhtiössä ajatellaan yleensä niin, että yhtiön alkuperäisiksi osakkaiksi tulevat hyväksyvät yhtiöjärjestyksen sellaisenaan ostamalla osakkeita, Jauhiainen selvitti.
Sähköpostin käyttö muuten on yleistynyt nopeasti ja myös viranomaiset pyrkivät edistämään sen käyttöä.
Jauhiaisen mukaan sähköpostia käytettäessä on vain voitava varmistaa lähettäjä ja viestin aitous. Se ei ole välttämättä ongelmatonta, mutta samoja pulmia liittyy myös perinteiseen viestintään.
- Se on (taloyhtiön) hallituksen vastuulla, mutta yhtä lailla voisi ajatella, että ilkeä postinkantaja jättää kantamatta postin, Jauhiainen huomautti.
Hän muistutti, että jo nyt osakeyhtiö- ja osuuskuntalaissa on otettu huomioon myös mahdollisuus etäkokousten pitoon. Ne ovat tuttuja esimerkiksi ruotsalaisen Nordean suomalaisomistajille, jotka voivat osallistua yhtiökokoukseen Suomessa.
Yhdistyksissä tähän ei ole menty. Sitä perusteltiin 90-luvun alussa sillä, että etäosallistuminen saattaisi muuttaa yhdistysten voimasuhteita. Esimerkiksi puolueet ja vapaa-ajan järjestöt ovat yhdistyksiä.