Paperittomasta toimistosta on puhuttu jo kauan, mutta vain harva on sen toteuttanut. Lähes kaikki asiakirjat syntyvät tietokoneella, mutta viimeistään arkistointivaiheesta ne tulostetaan yhä paperille. Näin on sekä yritysten että julkishallinnon puolella. Asiakirjojen pitkäaikaissäilytykseen digitaalisessa muodossa etsitään kuumeisesti luotettavia ratkaisuja.
Arkistolaitoksen ainoa sähköinen säilytyspaikka on Kansallisarkisto Helsingissä, jossa on noin puoli miljoonaa dokumenttia, niistäkin suurin osa on digitoitua historiallista aineistoa. Aitoja digiasiakirjoja tuottaa tällä hetkellä vain Kansallisarkisto, joka on ensimmäisenä viranomaisena Suomessa siirtynyt täysin sähköiseen asiankäsittelyyn.
Muillakin on siihen jo tekniset valmiudet, joten tulevaisuus on digitaalinen.
"Periaate sekä Suomessa että ulkomailla on, että sähköinen aineisto säilytetään sähköisenä", sanoo arkistolaitoksen pääjohtaja Jussi Nuorteva.
Siirtymäaika täysin sähköiseen säilyttämiskulttuuriin on pitkä: viranomaisten asiakirjat siirretään pitkäaikaissäilytykseen tällä hetkellä 40 vuoden viiveellä. Nyt käsitellään siis aineistoa, joka syntyi pc-koneista vapaalla 1960-luvulla. Digitaalisuuden myötä siirtoaikojenkin arvellaan kutistuvan 5-10 vuoteen.
Uudesta tallennustavasta on vähän kokemusta, ja se herättää monenlaisia kysymyksiä. Tiedostomuodot muuttuvat, samoin tekniikka, ja tietoturvastakin pitäisi huolehtia. Arkistolaitokselle on tärkeää, että sen vastaanottamien dokumenttien eheys pystytään varmistamaan. Tällä tarkoitetaan sitä, että kukaan ei pysty huomaamatta muuttelemaan aineistoa, jota usein käytetään jopa oikeudessa.
Bittien tallettaminen on tällä hetkellä kallista - kalliimpi kuin perinteisen A4:n säilyttäminen, vaikka aivan halpaa ei sekään ole. Perustamiskustannus on suuri, sillä esimerkiksi Kansanterveyslaitoksen sähköisen potilas- ja hoitorekisterin luominen maksaa yli 50 miljoonaa euroa.
Sähköisen säilyttämisen asiantuntijat kuitenkin uskovat asiaansa. Digiarkiston yksikkökustannukset laskevat, kun perusinvestointi on tehty ja tallennusmäärä kasvaa. Sen jälkeen keskitetystä tallennusjärjestelmästä voi syntyä jopa säästöjä kunnille ja muille viranomaisille.
Myös tuottavuuden uskotaan kohenevan helpon käytettävyyden ansiosta.
Sähköisessä arkistossa tiedostojen kopiointi ja siirtely paikasta toiseen on helppoa. Digitaalista arkistoa voi selata internetin kautta mistä ja milloin tahansa, ja siihen voi lisätä monipuolisia hakutoimintoja. Asiasanahaku on tehokkaampaa kuin arkistojen selaaminen käsin.
Uuden tekniikan avulla voi tehdä myös uudenlaista tiedettä, millä voi olla merkitystä esimerkiksi historiantutkimukselle. Tutkijat viihtyvät silti arkistojen lukusaleissa vielä pitkään, sillä uutta aineistoa ei ole saatavilla, ja historiallisten dokumenttien muutostyö vie nykyresursseilla vuosikymmeniä. Vain keskeisimmät ja huonosti käsittelyä kestävät asiakirjat skannataan uuteen muotoon.
"Suomessa digitointi on hidasta muihin Pohjoismaihin verrattuna", Nuorteva sanoo. Vanhan ja uuden materiaalin välille voi syntyä digitaalinen kuilu, koska uudesta aineistosta tiedon hakeminen on helppoa ja vanha vaatii vaivannäköä.