Kymmenkunta vuotta sitten tietokoneen käyttäjät siirtelivät tietoja koneesta toiseen korpuilla tai lerpuilla. Tänä päivänä uusissa koneissa ei usein ole lainkaan levykeasemaa ja CD-levytkin ovat pian jäämässä historiaan.
Myös tiedostomuodot kehittyvät ja muuttuvat vauhdilla. Ei ihme, että sähköinen tallentaminen herättää tavallisessa tietokoneen käyttäjässä epäluuloisuutta.
Arkistolaitos on varautunut tulevaisuuden haasteisiin migraatio-strategialla. Tieto otetaan vastaan vain sellaisessa muodossa, jonka jatkuvuus on taattu. Bittejä valmistaudutaan siirtämään tekniikan kehittyessä uusiin säilytysmuotoihin. Perusvaatimus on se, että aineistojen sisältöä ei voi jälkikäteen muuttaa.
"Tällä hetkellä arkistolaitoksen määräys lähtee siitä, että asiakirjat muutetaan TIFF-kuvatiedostoiksi", Kansallisarkiston kehittämispäällikkö Markus Merenmies sanoo.
Esimerkiksi GIF-kuvatiedosto ei kelpaa, koska siinä tietoa voi kadota tallennettaessa. Myös tavallinen PDF-tiedosto on puutteellinen, mutta siitä kehitetty arkistointiversio PDF/A voi käydä laatuun.
Yhden kaupallisen tiedostomuodon, kuten Microsoftin Wordin, varaan arkistointia ei silti voi rakentaa. Alan kehitys saattaa kääntyä täysin toisen suuntaan, tai sitten lisenssimaksut voivat nousta pilviin. Siksi avoimet tiedostomuodot, kuten ODF, kiinnostavat myös arkistoinnin ammattilaisia.