Kun yrityksessä tai yhteisössä jokin asia menee pieleen, perustetaan usein enempiä ajattelematta työryhmä tai projekti pistämään asia kuntoon.
Jos prosessille varataan liian vähän aikaa, rahoitusta, tekijöitä ja ehkä päämääräkin on hämärän peitossa, tulosta ei synny tai se on ala-arvoista.
Toisinkin voisi olla. Jos jokin iso työ halutaan saada tietyssä ajassa valmiiksi, kootaan porukka ja perustetaan projekti.
"Kun päämäärä, henkilöt, aikataulut ja rahoitus määritellään oikein, projektijohtaminen selkeyttää työnkulkua. Tavanomaisessa johtamisessa tuhlataan hyvin usein aikaa ja resursseja, kun päämäärää ei ole kunnolla määritelty", sanoo projektinhallinnan maailmanjärjestön IPMA:n (International Project Management Association) puheenjohtaja, Marsh Oy:n johtaja, DI Veikko Välilä.
Välilä, joka on toiminut
IPMA:n hallituksen puheenjohtajana pian kaksi vuotta, toimii seuraavat kaksi vuotta järjestön edustajiston puheenjohtajana. Kesällä 2009 Suomi isännöi ensimäistä kertaa IPMA:n maailmankongressia. Helsinkiin odotetaan yli 1 000 projektiosaamisen ammattilaista yli 50 maasta.
Ihmisten motivointia
ja delegoimista
"Projektijohtaminen on mitä suurimmassa määrin ihmisten motivointia, ihmisten erilaisuuden ja eri kulttuurien ymmärtämistä. Isossa projektissa voi olla ihmisiä useista eri yrityksistä ja useista eri maista. Se vaatii hyvää henkilöjohtamista ja delegointikykyä. Projektissa jokaisen ihmisen pitää olla oikeassa tehtävässä ja pysyä myös aikataulussa."
Välilä on nähnyt työssään, kun yritys on ajautunut tilanteeseen, että tarvitaan pikaisesti muutosta. Silloin perustetaan muutosprojekti.
"Metso nostettiin muutosprojektien avulla uudelleen kannattavaksi yritykseksi. Wärtsilän tuotantokeskeisestä organisaatiosta rakennettiin projektitalo. Nyt kumpikin yhtiö toimii kannattavasti ja maailmanlaajuisesti."
Suomalaisuus valttia
johtamisessa
Välilä vakuuttaa, että suomalaisuus on maailmalla hyvä pohja kaikenlaisissa työtehtävissä. "Suomalainen toimii asiallisesti ja tasapuolisesti kaikkein ihmisten kanssa, tulivatpa nämä sitten Kiinasta, Intiasta tai Amerikasta. Suomalainen lähtee rakentamaan yhteistä näkemystä. Tietenkin meitä auttaa, että Suomi kuuluu maailman vähiten korruptoituneisiin maihin eikä meillä ole siirtomaarasitusta."
Paras esimerkki projekti- ja ihmisjohtamisesta on presidentti Martti Ahtisaaren itsenäisyyden- ja rauhanrakennusprojektit Namibiassa, Balkanilla, Indonesian Acehissa ja Kosovossa.
"Ahtisaarella oli rauhanprojekteissaan päämäärä, ihmiset, resurssit ja aikataulu. Hän oli projektien puolueeton vetäjä, johon eri osapuolet saattoivat luottaa. Hänen työssään ilmenevät kaikki suomalaisen johtamisen parhaimmat puolet. Rauhanprojektit palkitaan nyt Nobel-palkinnolla", painottaa Välilä.
Välilä muistuttaa, että Suomessa on aika vähän ihmisiä, joilla on kokemusta suurista kansainvälisistä projekteista. Syynä on maan pienuus.
"Projektiosaamisen koulutusta on Suomessa liian vähän. Kaikkien ei tarvitse olla johtajia, meillä tarvitaan myös projektipäälliköitä ja projektiosaajia, toteuttamisen osaajia kaikilla tasoilla. Rakennusmestarit olivat oman alansa projektipäälliköitä talotyömailla, mutta miksi heidän koulutuksensa lopetettiin?"
Välilä tyrmää arviot, että suomalainen johtaja olisi tyly ja muita kansallisuuksia kovempi pomottamaan. "Ei se pidä paikkaansa, sellaisella asenteella ei maailmalla pärjää. Suomalainen voi olla liian nopea tekemään johtopäätöksiä, jolloin kaikki eivät pysy mukana. Ripaus ruotsalaista kuuntelutaitoa olisi paikallaan."