Henkilöstöhallinto ja kehityskeskustelut ovat monelle työnantajalle vain välttämätön paha, hallinnollinen keino kirjata palveluksessa olevat henkilöt ja kuitata henkilökohtainen kehittymissuunnitelma tehdyksi.
Samat asiat voidaan kuitenkin tietotekniikan avulla käsitellä työuran mittaisena, tehokkaana kokonaisuutena, joka käynnistyy haetaan palvelukseen -ilmoituksesta ja päättyy eläkeikään.
Tällöin puhutaan osaamisen hallinnan tietojärjestelmistä, joihin kuuluvat laajimmillaan työkalut rekrytointiin, kehityskeskusteluihin ja muihin henkilöstöhallinnon prosesseihin sekä osaamiskartoituksiin.
Oulussa osaamisen hallintajärjestelmät ovat nousemassa lähes vaivihkaa organisaatioiden työkaluksi, sillä oululaisen Elbit-ohjelmistotalon tekemien toimitussopimusten piirissä on tulevaisuudessa noin 10 000 työntekijää ja yli 1 000 opiskelijaa: Oulun kaupunki, Oulun Diakonissalaitos ja Merikosken aikuiskoulutuskeskus ottavat FitTeam Skills -ohjelmiston käyttöön vaiheittain keväästä alkaen.
Diakonissalaitoksella pilottina toimii Vuodeosastot ja Avopalvelut -yksikkö, jossa työskentelee noin 100 henkilöä. Tavoitteena on laajentaa käyttö kaikkiin ODL:n noin 500 työntekijään.
Merikosken ammatillisen koulutuskeskuksessa FitTeam Skills -ohjelmistoa hyödynnetään sähköisessä rekrytoinnissa, noin 400 työntekijän kehityskeskusteluissa ja muissa henkilöstöhallinnon prosesseissa, osaamisen johtamisessa ja yli 1000 opiskelijan opintosuunnittelussa.
Oululle kesätyöntekijät uudella järjestelmällä
Oulun kaupungin järjestelmä tulee lopulta kattamaan noin 8 500 työntekijää.
"Ensimmäisessä vaiheessa kaupunki ottaa käyttöön sähköisen rekrytoinnin, koska siellä iso työmaa tulee lähiaikoina olemaan mm. kesätyöntekijöiden haku ja valinta", kertoo Elbit Oy:n toimitusjohtaja Antti Vuolteenaho.
"Sähköisessä rekrytointiohjelmassa internetin kautta julkaistaan vapaan työpaikat määrätyille verkkosivuille, jonne täytetyistä hakemuksista vastuuhenkilöt saavat automaattisesti tiedot ja pystyvät hallitsemaan niitä tehokkaammin", selventää Vuolteenaho: "Rekrytointiprosessia automatisoimalla ja keskitetysti hallitsemalla saavutetaan merkittäviä säästöjä."
Seuraavana ohjelmisto laajennetaan kehityskeskusteluihin ja lopulta osaamiskartoituksiin, jolloin kehitetään osaamisen hallinnan ja johtamisen toimintatapoja.
Työntekijät kokevat helposti, että tietojärjestelmillä vain lisätään ja tehostetaan valvontaa, mutta esimerkiksi osaamisen hallinta on kehitetty niin, että sitä kautta työntekijä voi itse kirjata järjestelmään osaamisen vahvuuksia ja mahdollisia koulutustarpeita.
"Julkishallinnossa osaamisen hallinnan tarve on erityisen suuri, koska siellä henkilöstön keski-ikä on korkea ja eläkkeelle siirtyjien buumi jättää organisaatioihin osaamisaukkoja, jotka on täytettävä tehokkaasti. Oulun kaupunki onkin aiheesta näiden asioiden kanssa liikkeellä", muistuttaa Vuolteenaho, jonka mukaan järjestelmien kysyntä on nyt etenemässä hankinnoiksi myös muualla Suomessa. 25 henkeä työllistävä ohjelmistotalo onkin laajentanut toimintaansa pääkaupunkiseudulle.
"Kun kaikki sanovat ja tietävät, että henkilöstö on organisaation tärkein voimavara, niin miksi ihmeessä sen osaamista ei suunnattaisi ja seurattaisi. Samaan aikaan kuitenkin pidetään kirjaa esimerkiksi tietokoneista ja muista laitteista, joiden merkitys kilpailukyvylle on usein hyvin pieni", ihmettelee Vuolteenaho.
Tilaa HighTech Forum -uutiskirje! Perjantaisin suoraan sähköpostiin lähetettävä HTF-uutiskirje sisältää linkit viikon tärkeimpiin oululaisiin, pohjoissuomalaisiin ja kansainvälisiin tietotekniikkauutisiin.