Oulun kaupunki on vuoden alussa ohjeistanut hallintokuntiaan edustusmenojen kirjaamisesta. Ohjeistuksessa selvennettiin esimerkiksi edustusmenojen ja sisäisten kokouskulujen eroja.
"Yritimme selkeämmin ohjeissa kirjoittaa auki sitä määrittelyä, mikä on edustusta ja mikä normaalia kokoustamista ja neuvottelua", kertoo keskushallinnon tarkastuspäällikkö Rauni Väänänen-Sainio.
"Viime syksynä huomattiin sisäisessä tarkastuksessa, että meillä ei ole hallintokunnissa yhtenäistä tapaa käsitellä edustuskuluja, ja jo silloin tehtäessä talousarvion käyttösuunnitelman laadintaohjeita selkiytettiin tilikohtaista ohjeistusta", Väänänen-Sainio kertoo.
Pyyntö ohjeistuksen tekemiseen tuli kaupunginjohdolta. Kaupunginjohtaja Matti Pennasen mukaan edustusmenojen kirjaamisessa ei ole ollut ongelmaa, vaan ohjeistaminen on osa kaupungin normaalia toimintaa.
"Edellisestä linjauksesta oli kulunut aikaa ja organisaatioon oli tullut muutoksia ja uusia ihmisiä, niin oli hyvä aika muistuttaa hallintokuntia yhteisistä pelisäännöistä. Ei tähän liity mitään isoa dramatiikkaa", kaupunginjohtaja Pennanen tiivistää.
Edustuskulujen erottaminen muista kuluista on Pennasen mukaan välillä haasteellista. "Näihin ei ole aina yksiselitteisiä vastauksia. Jos on esimerkiksi kokous, jossa on joitain ulkopuolisia, niin joudutaan aina käyttämään harkintaa, että minkä tyyppisestä tilaisuudesta nyt on kyse."
Kaupunginjohtaja uskoo, että tarkemmat ohjeet selkeyttävät hallintokuntien budjettikäytäntöjä. Erityiselle seurannalle asiassa ei Pennasen mukaan ole perusteita. "Se kuuluu normaaliin valvontaan."
Edustusmenojen erikseen kirjaaminen on erityisen tärkeää arvolisäveron kannalta. "Edustamismenot on sen luontainen tilaisuus, että niistä ei saa vähentää esimerkiksi arvolisäveroja ja se on hirveän tarkkaa, että ne käsitellään oikein", keskushallinnon laskentapäällikkö Marja Kariniemi kertoo.
Ohjeistuksen mukaan edustustilaisuus on tyypillisesti suljettu tilaisuus, johon on kutsuttu tietty ennalta rajattu henkilöpiiri, kertoo keskushallinnon suhdetoimintapäällikkö Anneli Korhonen. Tällaisia tilaisuuksia ovat esimerkiksi vastaanotot ja illallistilaisuudet.
"Edustuskululla tarkoitetaan yleisesti asiakkaisiin, liiketuttaviin tai muihin verovelvollisiin eli elinkeinotoimintaan vaikuttaviin henkilöihin kohdistuvaa vieraanvaraisuutta tai muita huomaavaisuudesta aiheutuvia kustannuksia", Korhonen jatkaa.
Suhdetoimintapäällikkö haluaa teroittaa, että keskushallinnossa ei ole ollut ongelmia edustuskulujen kirjaamisessa. "Meillä on niin paljon edustustoimintaa täällä keskushallinnossa, joten käytännöt ovat selvät. Mutta muissa hallintokunnissa edustustoiminta on paljon vähäisempää, joten siellä toiminta ei ole ollut niin selkeää", Korhonen kertoo.
Korhonen täsmentää, ettei hallintokunnissa ole kuitenkaan tehty mitään väärää."Mutta niillä on vain ollut erilaisia käytäntöjä, ja tätä puolta ollaan yritetty ohjeistaa", Korhonen kertoo.