Sähköpostikäytännöt Suomen työpaikoilla ovat kirjavia. Monet työpaikat sallivat työntekijän käyttävän työosoitetta yksityiseen kirjeenvaihtoon, toiset taas kieltävät sen kokonaan. Tietoturvasyistä oman sähköpostin lukeminen verkkoselaimenkin kautta voi olla estetty.
Tavat perustuvat muiden muassa työelämän tietosuojalakiin ja sähköisen viestinnän tietosuojalakiin, mutta lait eivät välttämättä muutu käytännöksi kovin helposti.
"Tällä hetkellä esimerkiksi työnantaja on työviestinnän osapuoli, eli hän saa lukea työntekijänsä työhön liittyviä sähköposteja, mutta mistä tiedetään, mikä on työviesti ja mikä on yksityistä postia", kysyy Emidex Oy:n toimitusjohtaja Olli Nuortila.
Lisäksi työnantaja on velvollinen hoitamaan sähköpostiviestinnän niin, että työntekijän viestit ovat viestintäsalaisuuden suojaamia, Nuortila jatkaa. Tästä syntyy ongelma, jota monet eivät osaa hahmottaa.
"Tavoitteiden pitäisi muuttua. Kyseessä on työnantajan viestintä, jota hän voisi käyttää paljon tehokkaammin ihan töiden jakamisesta lähtien. On kaikkien etu, että työnantajalla on pääsy hänen nimissään tehtyyn tiedon keräämiseen. Mutta yhtä lailla on kaikkien etu, että työntekijä voi luottaa laina-asioidensa tai lääkäriasioidensa yksityisyyteen", Nuortila sanoo.
Koneella ja Metsä-Serlalla pitkään juristina toimineen Nuortilan yritys tarjoaa ratkaisua, joka erottaa yksityiset viestit työviesteistä.
Viestit liikkuvat salatusti
Käytännössä käyttäjä asentaa koneelleen client-ohjelman, joka sulautuu esimerkiksi Microsoft Outlookin. Työntekijä merkitsee haluamansa saapuvat ja lähtevät viestit yksityisiksi, ja ne tallentuvat omaan tiedostoon, joka ei jää työnantajan sähköpostipalvelimelle vaan esimerkiksi omalle tietokoneelle, josta ne voi halutessaan ottaa mukaan tai vaikka hävittää. Tällöin työnantaja poistuu yksityisestä sähköpostiliikenteestä Nuortilan mukaan tietoturvallisesti ja luotettavasti.
Viestit kryptataan Emidexin palvelimella, ja työnantajalle jää vain tieto siitä, että työntekijä on lähettänyt tai vastaanottanut yksityistä postia, mutta sen osapuolista tai sisällöstä työnantajalle ei jää tietoja. Jos käyttäjä määrittelee palveluun yksityisen sähköpostiosoitteensa, hän voi lähettää työosoitteestaan sähköpostia, ja matkalla Emidexin palvelin vaihtaa lähettäjäosoitteeksi yksityisosoitteen.
Nuortila on käynyt läpi työmarkkinakeskusjärjestöjä, asiantuntijoita ja viranomaisia ja tuotetta aletaan vähitellen viedä todellisille kohdekäyttäjille.
"Paljon tässä on tehty tiedotustyötä, sillä monella työpaikalla ei ymmärretä, että tämä on yt-asia, jota pitäisi käsitellä yt-hengessä", Nuortila muistuttaa.