Stabiilit ajanjaksot ovat maailmassa lyhempiä ja muutoksia on vaikeampi ennustaa. Nopeasti muuttuva toimintaympäristö asettaa uusia haasteita organisaatioiden toiminnalle. Kyky tehdä päätöksiä on organisaatioiden toiminnan elinehto. Yksin hyvät päätökset eivät riitä, vaan ne on pystyttävä laittamaan myös toimeksi. Toimeenpanossa avainsana on johtaminen, jonka voisi määritellä toiminnaksi, jossa haluttuja asioita saadaan aikaan ihmisten kanssa. Käytännön tasolla johtaminen sisältää paljon päätösten tekemistä.
Päätöksenteko on teoriassa rationaalista, mutta käytännössä monet subjektiiviset asiat vaikuttavat päätöksiin. Päättäjien osaaminen, arvot, henkilökohtaiset mieltymykset, valtasuhteet ja muut seikat ovat vaikuttamassa lopputulokseen.
Päätöksenteon perusteena käytettävä tieto sisältää epävarmuuksia ja tiedonvalintaan sisältyy subjektiivisia elementtejä. Saattaa hyvin olla, että tiedon luotettavuuden ja kattavuuden lisääminen on paras tapa parantaa päätösten laatua.
Ajantasaisen tilannekuvan ja tulevaisuuteen suuntaavan tiedon välttämättömyys päätöksenteossa ja johtamisessa on tiedostettu laajalti. Tiedolla johtamisen menetelmiä ja järjestelmiä kehitetään monissa organisaatioissa. Kehitykselle on hyväksi avoin data, minkä ansiosta käytettävissä oleva informaatio lisääntyy koko ajan. Oman ja avoimen tiedon rinnalla on usein myös sopimuspohjaisesti kumppaneilta saatavaa tietoa.
Päätöksenteon voidaan katsoa jakautuvan prosessivaiheisiin. Tavoitteen ja päämäärän asettamista seuraa ratkaisuvaihtoehtojen tunnistaminen sekä kunkin vaihtoehdon arvioiminen tavoitteen saavuttamisen ja sivuvaikutusten näkökulmasta. Kun arviointi on saatu loppuun, on vuorossa päätöksen tekeminen, toiminnan käynnistäminen sekä seurannan asettaminen.
Päätöksenteon hierarkkisuus ja mallit vaihtelevat organisaatioiden välillä. Näillä on suuri vaikutus toiminnan nopeuteen. Koska päätöksen hyvät vaikutukset tulevat voimaan vasta toimeenpanon myötä, on järkevää toimia ripeästi. Mitä nopeammin päätös- ja toimeenpanoprosessi toimivat, sitä nopeammin tavoiteltavia hyötyjä saavutetaan.
Päätöksentekoa ja toimeenpanoa voidaan pohdiskella esimerkiksi päätöksenteon ja johtamisen silmukan avulla. Havainnointi – tilannearviointi – päätös – toiminta –silmukka muodostaa toiminnallisen kehän, jota päätöksenteko-toimeenpanoprosessi noudattaa.
Tiedon saanti mahdollistaa tilannearvion, tilannearviointi mahdollistaa päätöksen, joka käynnistää toiminnan. Mitä nopeammin organisaatio kykenee silmukkaa käymään läpi sen paremmin se pystyy mukautumaan muuttuneeseen toimintaympäristöön tai hyödyntämään tarjolle tulevia mahdollisuuksia.
Silmukan sisällä on hitautta, jota organisaatioiden tulisi pyrkiä systemaattisesti vähentämään. Havainnoinnin tulisi olla mahdollisimman reaaliaikaista ja tilannearvioinnin ammattimaista ja organisoitua.
Päätöksentekoprosessien tulisi käynnistyä ajoissa ja ne pitäisi saada läpi tarkoituksenmukaisessa ajassa. Päätöksien käynnistämän toiminnan tulisi edetä mahdollisimman nopeasti ja toiminnan vaikutuksia tilannekuvaan pitäisi pystyä havainnoimaan viiveettä. Näin johtamisen silmukka palaa alkuun.
Päätöksenteko erilaisissa toimielimissä on merkittävä hitauden lähde. Mitä korkeammalle organisaatiossa päätös viedään, sen hitaammin asia etenee, koska usein asia vaatii useiden väliportaiden tai ainakin työpöytien kautta käymisen. Mitä helpommin asioita eskaloidaan päätöksentekoelimiin tai ylemmille työpöydille, sen hitaammin homma etenee.
Toiminnan nopeuttamiseksi on johtovastuuta uskallettava viedä organisaatiossa alaspäin. Konsultatiivinen työtapa on välttämättömyys. Tilanteesta riippuen päätöksentekijän on koottava ympärilleen sopiva joukko asiantuntijoita, joiden tarjoama tieto mahdollistaa oikean mahdollisimman viiveettömän päätöksenteon. Parhaimmillaan asiantuntijoiden käymä keskustelu ja tieto tulevasta päätöksestä saavat aikaan muilla tahoilla toimintaa, joka on harmoniassa päätavoitteen kanssa.
Ketterän toiminnan perusresepti on helppo, mutta vaatii toimintakulttuurilta joustavuutta. Kulttuurin on oltava sellainen, että vastuuta halutaan kantaa ja pieniä virheitä ja epätäydellisyyksiä sallitaan. Jos toimintakulttuurin arvoja ovat virheettömyys ja täydellisyys, niin pelko epäonnistumisesta pakottaa viemään päätöksentekoa organisaatiossa ylöspäin ja hidastaa toimintaa.
Virheitä ja epätäydellisyyksiä pitää hyväksyä väistämättömänä osana organisaation toimintaa, mutta niitä on tunnistettava ja niistä on opittava. Jatkuvan kehittämisen toimintaperiaatteet sopivat kaikkiin organisaatioihin.
Ketterä ajan hermolla oleva organisaatio voittaa nopeasti muuttuvassa ympäristössä. Tilannekuvan ylläpitäminen ja jakaminen on edelläkävijöille perässätulijoita isompi haaste.
Jouko Niinimäki on Oulun yliopiston rehtori.