Rovaniemen kaupungin ja maalaiskunnan yhdistymisprosessissa on tultu kohtaan, jossa kuntaliitos todella konkretisoituu. Ensi viikon aikana kolmen toimistotalon väki eli 350 työntekijää muuttaa työpistettään uuteen kerrokseen tai rakennukseen. Vaikka toimistokalusteet jätetään paikalleen seuraavaa työntekijää varten, ei Rovaniemeltä löytynyt tarpeeksi muuttolaatikoita näin massiiviseen muuttoon.
"Kaikki muuttokohteet ovat kalustettuja, joten kalusteita ei tarvitse siirtää. Muuttajan mukaan lähtee vain työtuoli, tietokone sekä toimistotarvikkeet ja -paperit. Silti pelkästään atk-laitteiden siirtäminen ja uudelleen asentaminen on valtava urakka", muutosjohtaja Hannes Pesonen sanoo.
Muutto on vaatinut melkoista järjestelyä, mutta työntekijät ovat suhtautuneet siihen positiivisesti.
"Työntekijät ovat yhdessä siivonneet arkistoja ja mappeja. Kyllä paperisilppureihin on mennyt tonneittain vanhoja papereita", tila-asiantuntija Maria Gronberg toteaa.
Muutto ei tuo lisätilaa
Uuden kaupungin hallinto sijoittuu kokonaisuudessaan kaupungintalolle, jossa toimii myös tekninen osasto vesihuoltolaitosta lukuun ottamatta. Palveluntuotanto-osaston pääosa eli koulupalvelu-, päivähoito- ja vanhuspalvelukeskukset muuttavat osoitteeseen Rovakatu 2 ja sosiaalipalvelukeskus muuttaa tien toiselle puolelle Rovakatu ykköseen. Terveyskeskuksien toiminta pysyy toistaiseksi ennallaan, ainoastaan röntgenpalvelu siirtyy Saarenkylän terveyskeskukseen kaupungin terveyskeskuksen röntgenosaston remontin ajaksi.
Lisätilaa muutossa ei tule, sillä yhdistymissopimus takaa vanhojen työntekijöiden työpaikat viideksi vuodeksi. Muuton idean onkin toimintojen järkeistäminen niin, että sekä kaupungin että maalaiskunnan virkamiehet ovat fyysisesti samassa tilassa. Myös asiakaspalveluun on kiinnitetty huomiota.
"Maalaiskunnan asiakaspalvelupiste Osviitta ja kaupungin yhteispalvelupiste Alvari yhdistyvät ja muuttavat uusiin, saneerattuihin tiloihin. Uuteen yhteispalveluun pyritään keskittämän suurin osa uuden Rovaniemen asiakaspalvelutapahtumista", Pesonen kertoo.
Yhteispalvelupisteissä pakkaaminen on jo täydessä käynnissä, sillä ne muuttavat uusiin tiloihin jo ensi viikon aikana. Uuden palvelupisteen ovet avataan jo perjantaina, jolloin taas muut virastot ovat suljettuina muuton vuoksi. Kaikki virastot avataan uusissa toimipisteissä maanantaina 17.10.
Mutkikkaat lupakysymykset
Uusille tilaratkaisuille tavoitellaan hyvää asiakaspalvelua ja joustavuutta, mutta lupakäytäntöjen vuoksi kaupungin ja maalaiskunnan työntekijät pysyvät erillään vuoden loppuun asti. Lupakäytäntöjen tiukkuus näkyy esimerkiksi sosiaalipuolella, jossa asiakasrekisterit sisältävät yksityiskohtaisia tietoja asiakkaiden tilanteesta.
"Sosiaalipuolella on tiukka tietoturva, joten tällä hetkellä kaupungin työntekijät eivät pääse maalaiskunnan asiakkaiden tietoihin ja päinvastoin. Tämä vähentää palvelun joustavuutta etenkin toimeentulotuen ja lastensuojelun osalta, ja aiommekin selvittää, onko yhtenäisen järjestelmän käyttöön ottaminen mahdollista jo ennen ensi vuotta", vs. palvelujohtaja Pertti Hemminki sanoo.
Sama tilanne on myös rakennusvalvonnassa, vaikka kaupungin virkamiehillä olisi ruuhkaa, ei samassa huoneessa työskentelevällä maalaiskunnan kollegalla ole asiassa toimivaltaa.