Paperiton päätöksenteko yleistyy Suomen kunnissa tasaista tahtia. Esimerkiksi Haapajärven ja Kalajoen kaupungit ovat juuri päättäneet hankkia kaupunginhallituksen jäsenille sekä valtuuston puheenjohtajille kannettavat tietokoneet ja siirtyä paperittomiin kokouksiin vielä tämän syksyn aikana.
Kunnat tavoittelevat nykytekniikan hyödyntämisellä ennen kaikkea tehokkuutta. Säästöä esityslistojen monistamisesta ja lähettämisestä luopuminen tuo paperi- ja postituskustannuksiin.
Kalajoen hallintojohtaja Pekka Ollila sanoo paperittoman kokouksen olevan nykyaikaa, jolla saavutetaan sekä toiminnallisia että taloudellisia etuja. Tietokoneiden hankinta luottamushenkilöille maksaa kaupungille noin 12 000 euroa.
"Se ei ole suuri kuluerä, joskin nyt alussa kertaluontoinen kulupiikki. Olen laskenut, että uusi sähköinen esityslistakäytäntö maksaa itsensä takaisin 3-4 vuodessa", toteaa Ollila.
Haapajärven hallintojohtaja Juha Uusivirta pitää kustannussäästöjä lähinnä marginaalisina asioina. Haapajärvellä paperittomiin hallituksen kokouksiin siirtyminen on luonteva jatkumo esityslistojen julkaisemiselle internetissä.
"Nyt mennään vain johdonmukaisesti eteenpäin, eikä lähetellä enää turhaa paperia. On jo olemassa erilaisia kokoushallinnan järjestelmiä, ja se on meillä sitten seuraava askel. Siinä vaiheessa siirrytään kokouksissa kokonaan sähköiseen työskentelyyn muistiinpanoja myöten."
Kuntien omaehtoista toimintaa
Suunnittelija Elisa Kettunen Suomen Kuntaliiton tietoyhteiskuntayksiköstä sanoo paperittoman päätöksenteon olevan jo aika yleistä, joskin variaatioita on monenlaisia.
"Usein paperiton kokous tarkoittaa sitä, että esityslistat lähetetään luottamushenkilöille sähköpostilla. He sitten tulostelevat niitä kotonaan, eli tulostaminen on vain siirretty toiseen paikkaan. Tästähän se lähtee, mutta tavoiteltavaa tietenkin olisi, että päätöksenteko olisi aidosti paperitonta."
Hallintojohtaja Pekka Ollila naurahtaa lausuneensa juuri samat sanat kaupunginhallitukselle. Hän korostaa, että Kalajoella tulostamista ei siirretä kaupungintalolta luottamushenkilöiden kamareihin, vaan sähköinen prosessi on tarkoitus ottaa käyttöön kertalaakista.
Kuntaliitto ei ole kerännyt tietoa kuntien paperittomasta päätöksenteosta. Elisa Kettusen mielestä uuteen kokouskäytäntöön siirtyminen on vahvasti kuntien omaehtoista toimintaa.
"Se on asia, johon kuntaliiton ei kannata sotkeutuakaan. Meillä ei ole siinä minkäänlaista roolia, ja sisäasiainministeriöllä todennäköisesti vielä vähemmän."
Kaupunginhallitus koekaniinina
Kalajoella kaupunginhallitus kävi asiasta Pekka Ollilan mukaan monipuolisen keskustelun, jonka aikana koko uudistus pyrittiin myös kyseenalaistamaan. Lopulta hallitus päätti yksimielisesti hankkia tietokoneet ja siirtyä paperittomiin kokouksiin.
"Sovimme, että ennen ensi kesää tehdään yhteinen arviointi hyvistä ja huonoista puolista. Jos kokemukset ovat hyvät, laajennetaan tätä myös lautakuntiin ja lopulta valtuustoon, mutta hallitus saa nyt olla ensin koekaniinina", hallintojohtaja sanoo.
Kalajoki sai rohkaisua uudenlaiseen käytäntöön siirtymisestä Vetelin kunnalta. Haapajärviset ovat tutustuneet paperittomaan kokouskäytäntöön Lapinlahdella ja Kinnulassa.