Kunnat ja kuntayhtymät menettävät vuosittain mojovan summan euroja taitamattoman hankintojen vuoksi. Kehityskonsultti Timo Renko PHK-Tekno Oy:sta arvioi, että kunnat säästäisivät hankintoja tehostamalla vuodessa 140-420 miljoonaa euroa, eli 2-6 prosenttia hankintapotin loppusummasta. Kunnissa tehdään joka päivä noin 10 000 hankintapäätöstä.
Rengon laskelmien mukaan esimerkiksi 5000 asukkaan kunnassa säästö voisi olla vuodessa 100 000-200 000 euroa ja 10 000 asukkaan kunnassa 150 000-250 000 euroa. Pienissä kunnissa säästöt olisivat suhteessa suuremmat, koska niissä hankinta on usein hajautettua, ostoja tehdään vasemmalla kädellä ja suurostajaetuja ei saada.
Konsultin arvio ei muodostu pelkästään suoranaisista ostokustannuksista, vaan myös muista kuluista, kuten hankintoihin käytettävästä työstä ja tavaroiden liiallisesta varastoinnista.
Kilpailuttaminen takkuaa yhä
Isojen kaupunkien hankintaorganisaatiot ovat vahvat, mutta varsinkin pienissä kunnissa hoidetaan monia asioita vanhan kaavan mukaan. "Niissä voi törmätä vielä siihen, että naapurin Erkki hoitaa urakointeja, koska on tehnyt niin ennenkin", sanoo Renko.
Hankintalain mukaan kaikki ulkoiset hankinnat on kilpailutettava. Poikkeuksena ovat vain niin pienet hankinnat, että kilpailuttamisesta aiheutuvat kustannukset olisivat suuremmat kuin siitä saatava hyöty. Mitään euromääräistä alarajaa ei ole määritelty.
"Oikein tehty kilpailuttaminen on ennen kaikkea veronmaksajien, mutta myös yritysten etu."
Renko on konsultoinut kuntien hankintoja ja ollut usein yritysten ja kuntien erotuomarina, kun sukset ovat menneet ristiin.
Joskus kunnissa unohdetaan jopa lähettää ilmoitus päätöksestä ja valitusosoitus kilpailussa hävinneille.
Kunta on voinut esimerkiksi päättää, että kirjahankinnat tehdään paikallisesta kirjakaupasta, vaikka naapurikaupungin kirjakaupan tarjous oli edullisempi tai tarjouksen jättämisen jälkeen on annettu mahdollisuus tarkistaa sitä, vaikka sisältö ei ole muuttunut.
Usein kunnissa tuijotetaan pelkästään yksikköhintoihin, eikä kokonaistaloudellisuuteen, vaikka se olisi järkevää. Niinpä näennäisesti halpa tuote voi olla käyttökustannuksiltaan kallis tai sen toimitusehdoissa voi olla ongelmia.
Mikä on hyvä palvelu?
Kaikista suurimmat ongelmat ovat palvelujen ostossa. Miten määritellään terveyden- tai vanhustenhuollon palvelujen taso?
Kunnat ovat yhä enemmän päässeet siitä, että hinta on ainoa valintaperuste. "Se ei kävisikään millään esimerkiksi vanhustenhoitoon."
Myös kiinteistönhoidossa on paljon ongelmia. "Ala on kehittymätön. Yritykset tarjoavat, kuka tekee halvimmalla ei mitään", heittää Renko.
Kuntaliitto ja muut yhteisöt ovat kehittäneet palvelujen arvioinnin malleja. Usein laadun mittaamisessa kuitenkin tarvitaan maalaisjärkeä. Erityisen tärkeää on, että sopimuksessa ja tarjouspyynnössä määritellään, miten laatua seurataan ja miten poikkeamiset hoidetaan.
Tarjouspyyntöjen ja sopimuksen puutteellisuudet vaikeuttavat asian selvittelyä sitten kun sukset ovat ristissä.