Kolme oululaista päiväkotia kokeilee uutta sähköistä järjestelmää lasten paikalla olon kirjaamiselle. Suunnittelutyön ja yhteydenpidon helpottamiseen tähtäävä Päikky-järjestelmä on jo käytössä Turussa ja Tampereella.
Merikosken, Kuivasjärven ja Ainolan päiväkodit aloittivat maaliskuussa uuden Päikky-palvelun kokeilun hoitoaikojen seurantaan.
Oulun päiväkodeissa ei ole tällä hetkellä käytössä sähköistä järjestelmää hoitoaikojen seuraamiseen, vaan lasten tulemiset, menemiset ja poissaolot kirjataan perinteisesti kynän ja paperin avulla.
Projektipäällikkö Erika Kukkonen Oulun Digi -liikelaitoksesta kertoo, että varhaiskasvatuksella on ollut tarve kehittää viestintää päiväkotien ja huoltajien välillä. Sähköisellä järjestelmällä on tarkoitus helpottaa myös päiväkotien hoitajamäärien suunnittelua ja vähentää kaksinkertaista kirjaamistyötä.
– Yhteydenpito tällä hetkellä tapahtuu nettisivujen kautta, sähköpostilla ja paperilla. Tarvitsimme yhden viestintäkanavan, joka kulkisi aina mukana mobiilissa ja se helpottaisi viestintää, Kukkonen kuvailee.
Oulun kaupungin päiväkodeissa on aiemmin kokeiltu kahta sähköisen kirjaamisen järjestelmää. Edellinen kokeilu päättyi joulukuussa 2017.
Päikky-järjestelmää käyttävät perheet voivat ilmoittaa poissaolot ennakkoon mobiilisovelluksella tai palvelun verkkosivuilla. Tämä helpottaa päiväkoteja, jotka tietävät siten hyvissä ajoin montako lasta on paikalla ja montako hoitajaa tarvitaan.
– Tällä hetkellä poissaolot ilmoitetaan puhelimitse, sähköpostilla tai viestillä. Henkilökunnan on pitänyt kirjata ne ensin paperille ja sitten tietokoneelle, projektipäällikkö Kukkonen kertoo.
Kokeilussa selvitetään myös henkilökunnan työaikakirjausten tekemistä sähköisesti, sillä tällä hetkellä päiväkotien henkilökunta kirjaa työaikansa paperille. Sähköisellä työaikakirjauksella vähennettäisiin työtä, jota päiväkotien johtajille syntyy työaikakirjausten siirtämisestä tietokoneelle.
Abilita Oy:n toteuttama järjestelmä on jo käytössä Turussa ja Tampereella. Yrjö Nikunlassi Oulun kaupungin varhaiskasvatuksen sovellustuesta kertoo, että kaupunkien edustajat ovat olleet yhteydessä toisiinsa.
– Palaute on ollut sieltä suunnalta kannustavaa. Heidän kertomansa mukaan esimerkiksi henkilökunnan sähköinen työajanseuranta toimii tässä samassa järjestelmässä hyvin, Nikunlassi kuvailee muiden kaupunkien kokemuksia.
Kokeilussa olevien päiväkotien johtajien kokemukset Päikky-palvelusta ovat Erika Kukkosen mukaan olleet varovaisen positiivisia. Puolen vuoden mittainen kokeilu on vasta aluillaan, eikä huoltajilta ja henkilökunnalta ole vielä kysytty palautetta palvelusta.
– Huoltajat ja henkilökunta ovat todella tärkeässä asemassa tässä kokeilussa jatkuvalla palautteenannolla. Palautteenanto alkaa toukokuussa, kun kokeilu on kestänyt kaksi kuukautta, projektipäällikkö Kukkonen kertoo.
Kukkonen korostaa, että tärkeintä kokeilussa ei ole itse järjestelmä, vaan siitä saatavat hyödyt. Päämääränä on arjen helpottaminen ja Oulun Digistä toivotaan aktiivista vastaamista palautekyselyihin.
Puolivuotinen kokeilujakso kestää kesän yli. Oulun kaupungin varhaiskasvatus päättää Päikky-palvelun käytön laajentamisesta syksyllä.
Merikosken päiväkodin pihalla riittää vilinää perjantai-iltapäivällä. Kerkko-poikaansa päiväkodista hakemaan tullut Merja Niemi kertoo, että Päikky-palvelu on toiminut vanhempien käytössä hyvin.
– On ihanan kamala katsoa minuutti minuutilta, kuinka pitkän päivän lapsi on ollut hoidossa. Eilen pystyin tarkistamaan, että mieheni oli hakenut lapsen hoidosta, kun olin itse juuri Tuiran silloilla matkalla kotiin, Niemi kertoo.
Niemen mukaan Päikky-palvelu lähettää sähköpostiin muistutuksen, jos ei ole muistanut varata hoitoaikoja. Palvelussa voi ilmoittaa myös esimerkiksi vanhempien kesälomien ajankohdat ja poikkeuspäivien hoitotarpeen.
Merja Niemi näkee, että palvelusta on enemmän hyötyä päiväkodin henkilökunnalle kuin vanhemmille. Merikosken päiväkodin varajohtaja Tiina Holma-Kankaan mukaan palvelun etuna on hoitajatarpeen ja aikataulujen seuraaminen reaaliaikaisesti.
– Jos lapsia ei ole ilmoitettu tulevan puoli seitsemäksi, niin silloin ei tule hoitajiakaan. Jos taas yhdessä ryhmässä tarvitaan lisää aikuisia, voidaan niitä siirtää helposti, Holma-Kangas kuvailee palvelun etuja.
Holma-Kangas ja Niemi ovat yhtä mieltä siitä, että haasteina palvelun käytölle voivat olla teknologian vähäinen käyttö tai kielitaidon ongelmat. Apua ongelmiin on onneksi aina saatavilla.