Evankelis-luterilaisen kirkon perinteiset kirkonkirjat vaihtuvat sähköisiksi.
Kirkkohallitus on asettanut tavoitteeksi, että kaikilla seurakunnilla olisi vuoden 2005 alusta internet-yhteys kirkkoverkkoon. Samalla on tarkoitus aloittaa sähköinen kirkonkirjojen ylläpito ja täysin sähköinen tiedonsiirto Väestörekisterikeskuksen kanssa.
"Kun tarvittava tietokoneohjelma on käytössä, voidaan siirtyä pelkästään sähköiseen ylläpitoon ja lakkauttaa manuaalisten perhelehtien eli kirkonkirjojen ylläpito", kertoo Oulun seurakuntayhtymän keskusrekisterin johtaja Risto Laitila.
Sähköisiin kirjoihin
samat tiedot
Seurakuntien yhteiseksi tarkoitettu kirkkoverkko on tällä hetkellä laajasti käytössä, mutta ei vielä kaikissa seurakunnissa. Laitila kertoo, että kaikki maan seurakunnat pitävät yhä kirkonkirjojaan manuaalisesti. Helsingissä perinteisestä käytännöstä on osittain luovuttu.
"Vaikka atk-järjestelmät olisivat jo olemassa, niin rinnalla on manuaalinen järjestelmä. Vertailemme samanaikaisesti Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmän sisällön ja omien tiedostojemme oikeellisuutta."
Tällä varmistetaan, että tiedot ovat yhtäpitäviä, kun manuaalisesta käytännöstä luovutaan.
Kun sähköiseen käytäntöön siirrytään, paperisten pääkirjojen ylläpitoa ei enää jatketa. Niihin on merkitty henkilöiden keskeiset tiedot.
Yksityiskohtaisempien historiakirjojen manuaalista ylläpitoa sen sijaan jatketaan, vaikka ne ovat osittain myös sähköisessä muodossa.
Kirkon käytettävissä olevien tietojen laajuus ei muutu, vaan sähköisiin kirkonkirjoihin merkitään samat asiat kuin nykyisiin kirkonkirjoihin: seurakunnan jäsenten henkilötiedot, kaste-, rippikoulu- ja konfirmaatiotiedot ja tiedot kirkollisista vihkimisistä.
"Kirkonkirjoissa on seurakunnan toiminnan kannalta tarpeelliset tiedot ja ne ovat tärkeitä seurakunnan jäsenen oikeuksien, kuten luottamushenkilönä toimimisen ja kummiuden, kannalta", Laitila toteaa.
Hän painottaa, että kirkonkirjat eivät ole julkisia asiakirjoja, joihin kuka tahansa voisi tutustua.
Oulun hiippakunnassa seurakunnat etsivät yhteistyökumppaneita toisistaan, jotta uuteen järjestelmään siirtyminen kävisi sujuvasti.
"Yksittäiselle seurakunnalle se on kallista laitteisto- ja ohjelmistohankintojen vuoksi ja ongelmallista myös henkilöstöresurssien, osaamisen ja kouluttamisen tarpeen takia. Etenkin pienissä seurakunnissa talous on tiukka."
Kun tietty seurakunta aloittaa sähköisen järjestelmän käytön, yhteisön jäseniä koskevat tiedot siirretään ajantasaisena tiedostona Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmästä.
Vanhoja asioita pitää tulevaisuudessakin tutkia perinteisistä kirkonkirjoista, sillä niitä ei takautuvasti siirretä sähköiseen muotoon.
Kirkolla on oikeus, muttei velvollisuutta, luovuttaa sataa vuotta vanhemmat asiakirjat yleisarkistoon.
"Se on tärkeä raja henkilön tietosuojan kannalta. On tarpeellista säilyttää tiedot suojattuina ainakin sata vuotta, jos henkilön kuolemasta ei ole tietoa", Risto Laitila sanoo.
Vanhat kirkonkirjat arkistoidaan maakunta-arkistoon, jossa niitä tutkivat mikrofilmiltä esimerkiksi historioitsijat ja sukututkijat.
"Tuoreimpia" kirkonkirjoja ei toimiteta arkistoon säännöllisin väliajoin, vaan esimerkiksi Oulun maakunta-arkiston viimeisimmät kirkonkirjat ovat vuoden 1860 tienoilta.