Tavallisena heinäkuun arkipäivänä Oulun evankelisluterilaisten seurakuntien keskusrekisterissä on hiljaista. Valtaosan asioista voi nykyisin hoitaa sähköpostitse tai puhelimitse.
Avioliiton esteiden tutkintaa eli kuulutuksia varten tulevat hääparit toivotaan kuitenkin yleensä paikalle henkilökohtaisesti.
"Siinä on selvitettävää asiaa sen verran paljon, että asiat tulevat helpoiten hoidetuksi kasvotusten. Varsinaiset asiaan liittyvät lomakkeet saa kuitenkin tulostettua netistä ja postitettua", toimistonhoitaja Hanna Hiltunen kertoo.
Hiljaisuus ei kuitenkaan tarkoita, ettei keskusrekisterissä työtä tehtäisi. Päinvastoin. Erityisesti virkatodistus-, sukuselvitys- ja sukututkimuspalvelu pitävät toimiston väen kiireisenä.
Omaiset kaipaavat selvityspalvelua
Keskusrekisterissä tarjotaan sukuselvityspalvelua. Sillä tarkoitetaan työtä, jonka seurakunta tekee omaisten puolesta, kun perunkirjoitusta varten tarvitaan vainajan virkatodistukset. Jos vainaja on asunut useammilla paikkakunnilla, täytyy virkatodistukset kerätä erikseen jokaisesta seurakunnasta, joilla todennetaan vainajan henkilöhistoria aukottomasti 15-vuotiaasta kuolinpäivään.
Tällä hetkellä kukin seurakunta voi antaa todistuksen vain omista jäsenistään. Siksi palvelulle, jossa kerätään virkatodistukset eri puolilta maata, on kysyntää. Palvelu ei ole seurakunnilta velvoitettu, vaan vapaaehtoinen ja asiakkaalle maksullinen palvelu, jota kaikki seurakunnat eivät tee. Kirkonkirjojen pidon maailmaa nykypäiväistävä valtakunnallinen jäsentietojärjestelmä on kuitenkin rakenteilla. Sen avulla Oulun keskusrekisteristäkin pääsee katsomaan kaikkien Suomen ev.lut. kirkkoon kuuluvien jäsenten tiedot. Jäsentietojärjestelmä Kirjuri otetaan ainakin osittain käyttöön vuoden 2011 alusta.
Arkiston ovet eivät avaudu sukututkijalle
Sukuselvityksen ja sukututkimuksen merkitykset saattavat mennä usein sekaisin. Tasaisen suosittuna ainakin Oulussa jatkuvassa sukututkimuksessa on kyse tietojen etsimisestä oman sukupuun rakentamista varten. Esiäitejä ja -isiä vuosisatojen takaa jäljitetään kirkonkirjojen avulla.
Keskusrekisterin arkistossa ovat kirkonkirjat ja niihin liittyvät virkakirjat, kuten kaste-, rippi- ja kuolinkirjat, vuodesta 1858 alkaen. Sitä vanhemmat 1700-luvulle saakka löytyvät maakunta-arkistosta.
Seurakunnan arkistoon asiakkailla ei ole pääsyä kirkonkirjoja tutkimaan, vaan henkilökunta kaivaa toivotut tiedot esille. Niistä kirjoitetaan asiakkaalle ote; kopiota aidosta kirkonkirjan sivusta ei saa.
Tiedonhaku edellyttää sukututkijalta pitkää pinnaa, sillä toisinaan tietoa voi joutua odottamaan viikkoja tai kuukauden. "Sukututkimusasiat jäävät aina tehtäväjärjestyksessä jonon hännille niin sanotusti ylimääräisenä. Ensin käsitellään virka-asiat, kuten sukuselvitykset", Hiltunen tähdentää.
Tälle vuodelle sukututkimukseen liittyviä tietopyyntöjä on tullut jo vajaa 200. "Kyselyjen laajuus vaihtelee pienestä yksityiskohdasta kaikkeen mahdolliseen", kertoo 32 vuotta arkistonhoitajana ja sukututkimuspyyntöjen kanssa työskennellyt Tuula Laurila.