Vain yrityksen nimellä tullutta kirjattua lähetystä ei saa ilman kaupparekisteriotetta tai valtakirjaa.
Jotkut yrittäjät hermostuvat noutaessaan pelkästään yrityksen nimellä tullutta kirjattua postilähetystä, kun he eivät saakaan lähetystä.
Kun lähetyksessä ei merkittynä vastaanottajaksi ketään henkilöä, Postin määräysten mukaan toimitaan niin, että kirjattua kirjelähetystä, kirjattua pakettia, vakuutettua lähetystä tai saantitodistuskirjettä luovutettaessa tarkistetaan lähetyksen noutajan nimenkirjoitusoikeus (eli oikeus saada postilähetys haltuunsa) joko valtakirjasta tai korkeintaan kolme kuukautta vanhasta rekisteriotteesta.
Yrityksen tai yhteisön nimenkirjoitusoikeus osoitetaan rekisteriotteella, joka on kaupparekisteri-, yhdistysrekisteri-, säätiörekisteri- tai vastaava ote.
Jos yrittäjä ei ole tästä säännöstä tietoinen eikä todisteita ole, paketti jää postiin ja asia voi ärsyttää kovasti.
Postin palvelupisteverkoston johtaja Lasse Huttunen ymmärtää yrittäjien ärtymyksen. Hänen mukaansa Posti miettii asian toteutusta, mutta helppoa ratkaisua ei ole.
Kun lähettäjä on valinnut ja maksanut palvelun, Postin on Huttusen mukaan noudatettava asiakkaansa toimeksiantoa. Lähettäjä on halunnut, että kirje tai paketti luovutetaan vain tietylle, oikealle taholle.
– Sellaisessa tilanteessa me noudatamme meidän tuote-ehtojamme. Tämä kuulostaa hieman byrokraattiselta ja kieltämättä sitä onkin. Mutta lähettäjä on valinnut sellaisen lähetyspalvelun, joka edellyttää tämän kaltaista tietylle henkilölle luovuttamista. Jotta varmistamme, että lähetystä ei vahingossakaan luovuteta väärälle henkilölle, joudumme menemään tiukimman tulkinnan mukaan, jos kenenkään henkilön nimeä ei ole mainittu, Huttunen sanoo.
Ongelmaa ei ole silloin, jos lähetyksessä lukee jonkun työntekijän nimi. Valtaosa yrityksille tulevista lähetyksistä onkin Huttusen mukaan sellaisia.
Jos Postin työntekijä luovuttaa yritykselle tulleen kirjatun lähetyksen ”tervettä järkeä” käyttäen ilman vaadittuja todisteita, asiakasyrittäjä ehkä kiittää, mutta työntekijän esimies Postissa ei.
Lasse Huttusen mukaan ei nimittäin ole hyväksyttävää, että Postin asiakaspalvelupisteissä työntekijät katsoisivat asiaa läpi sormien ja luovuttaisivat yritysten lähetyksiä heppoisemmin perustein.
Käytännössä moni yrittäjä on ratkaissut ongelman sillä, että hän jopa postin jonossa pyytää jotakuta muuta henkilöä avukseen ja kirjoittaa tälle henkilölle valtakirjan lähetyksen lunastamiseksi.
Huttunen ei suosittele tätä toimintamallia. Hänen mukaansa Postilla on keinoja tarkistaa valtakirjan aitous eikä lähetystä edellä kuvatulla konstilla välttämättä saa.
Valtakirjalla lähetyksen lähtökohtaisesti kuitenkin saa eikä valtakirjaan Huttusen mukaan tarvita esimerkiksi yrityksen leimaa.
Huttusen mukaan haasteena on, että erityisesti ulkomailta saattaa tulla sellaisia lähetyksiä joiden ei Postin tai etenkään vastaanottajan mielestä tarvitsisi olla saantitodistuksellisia tai kirjattuja lähetyksiä.
– Onneksi palveluita enemmän käyttävät yrittäjät ovat oppineet, että heillä on rekisteritodistus tarvittaessa saatavilla.
