pekka.mikkola@kaleva.fi
Kun tämä teksti on lehdessä, olen lomalla. Lähdin viime viikon lopussa ja palaan ensi viikon alussa. Se merkitsee muun muassa sitä, että tulevana maanantaina sähköpostilaatikossani odottaa parisataa lukematonta viestiä.
Kalevan nykyinen roskapostisuodatin on kohtalaisen hyvä, joten valtaosa laatikosta löytävistä viesteistä on asiallisia. Ne pitää käydä läpi, osaan pitää vastata heti, osaan ehtii reagoida vähän myöhemmin, loput voi saman tien poistaa. Minun urakkani ei ole erityisen suuri. Tiedän ihmisiä, joille sama määrä viestejä ilmestyy Saapuneet-laatikkoon yhden viikonlopun aikana.
Kun sähköposti tuli käyttöön, väline tuntui uskomattoman kätevältä. Kirjoita kirje, paina "Lähetä", ja viesti on vastaanottajalla muutamassa sekunnissa vaikka Uudessa-Seelannissa.
Runsaat kymmenen vuotta myöhemmin sähköpostilla on yhä alkuperäiset vahvuutensa, mutta niiden päällä painava kasa kiusallisia rasitteita. Sellainen on ennen kaikkea postin määrä. Maailmalla viuhuu tätä nykyä myriadimäärin postia, jonka ei olisi koskaan pitänyt lähteä liikkeelle. Eikä kyse siis ole vain varsinaisesta roskapostista. Tässä ollaan, koska sähköpostia on, niin, liian helppo lähettää.
Se mikä on lähettäjälle helppoa ja nopeaa, ei välttämättä ole sitä vastaanottajalle. Viime vuonna julkistetun, Henley Management Collegen tekemän tutkimuksen mukaan eurooppalaiset päällikkötason työntekijät käyttävät nykytahdilla sähköpostin avaamiseen, lukemiseen ja kirjoittamiseen työurastaan kymmenen vuotta. Tarpeettoman sähköpostin käsittelyyn tuosta ajasta kuluu arviolta kolme ja puoli vuotta.
Samoin on laskettu, että yksi lähetetty sähköposti panee liikkeelle neljästä kuuteen uutta.
Sähköposti niin kuin netti kaikkiaankin on myös johtanut siihen, että ihmiset tapaavat toisiaan entistä vähemmän kasvoista kasvoihin ja hoitavat asioita yhä vähemmän puhelimella. Myönnetään: sähköposti on kiistatta puhelinta paljon kätevämpi esimerkiksi silloin kun tieto pitää saada perille monille ihmisille yhtä aikaa. Mutta merkitystä on myös sillä, että vastapuolen näkee tai kuulee edes joskus.
Muutamia muitakin yllättäviä tutkimustuloksia sähköpostin vaikutuksista työhön on saatu. Vuoden takaisen brittitutkimuksen mukaan sähköpostiviestin saapumisilmoitus saa ajatukset karkaamaan meneillään olleesta tehtävästä yli minuutiksi. Ihmiset, jotka tarkistavat sähköpostin vaikkapa kymmenen minuutin välein, aiheuttavat itselleen työviikon mittaan yhteensä neljän tunnin pituisen ajatuskatkosvaiheen.
Jatkuva sähköpostin tarkistelu on nykymaailman uusi addiktio. Vakavampiakin riippuvuuksia on, mutta kymmeniä kertoja päivässä toistuvaa postin tarkistamista on verrattu peliriippuvuuteen. Saapuneet- eli Inbox-kansio avataan lyhyin välein mahdollisen "pikavoiton" toivossa, sanovat työpsykologit.
Erilaiset konsultit ovat ryhtynyt antamaan neuvoja siitä, miten ongelmaa voi helpottaa. Tässä muutamia:
Pudota pois päältä sähköpostisi ominaisuus, joka kertoo viestin saapuneen. Varaa tietty hetki tai pari hetkeä päivästäsi sähköpostin tarkastamiseen. Unohda se muulloin. Mieti, lähetätkö viesteistäsi kopioita henkilöille, jotka eivät niitä tarvitse. Ja kaikkiaan: älä vain tarkkaile sähköpostiasi, vaan tarkkaile, miten sitä tarkkailet.