Virallisten organisaatioiden sisällä toimii työntekijöiden omia, epävirallisia työyhteisöjä. Yritysjohto ei näitä käytännön työkaluja aina edes tunnista. Silti ryhmittymien merkitystä ei missään nimessä pidä aliarvioida, vakuuttaa yliassistentti Tuija Lämsä Oulun yliopiston johtamisen ja yrittäjyyden laitokselta. Hän tutkii parhaillaan epävirallisten työryhmien toimintaa väitöskirjaa varten.
Yrityksen virallisen tiedonvaihdon ja palaverikierteen katveessa saattaa toimia hyvinkin arvokkaita oppimisrenkaita. Tärkeydestään huolimatta ovat nämä työntekijöiden vapaaehtoisesti välilleen perustamat pienet tietoverkostot vähemmän tunnettuja.
Kyseiset klikit, kahviseurat tai neuvottelupiirit saattavat viedä koko yrityksen käytäntöjä huomattavasti eteenpäin, tietää Tuija Lämsä.
Tuija Lämsä on tutkinut loppusuoralle ehtineessä väitöksessään nimeltä mainitsemattoman, terveydenhoitoalalla toimivan organisaation epävirallisia ryhmittymiä: siis yhteishenkeä, jota eräskin esimies nimitti vain "epämääräiseksi poppooksi".
"Se ei ole tiimi tai työryhmä", Lämsä puolestaan määrittää. Vaan ennemminkin yhteisöllinen prosessi.
Vapaassa ryhmässä syvennetään asiantuntemusta oppimalla toinen toiselta. "Yhteistä heille on, että he haluavat tehdä jotakin käytäntöön liittyvää."
Yhteistä näille niin sanotuille cop-ryhmittymille (community of practice) on myös vapaaehtoisuus ja se, että niissä tapaavat tietyn ammattikunnan edustajat, Lämsä kertoo. Tapaamisissa vallitsee tasa-arvoisuus, ylemmät esimiehet puuttuvat.
Cop-ilmiö huomattiin, kun kopiokonekorjaajien todettiin ottavan yhteyden toisiinsa sen sijaan, että selaisivat huoltokäsikirjaa.
Cop-ryhmään voi kuulua joukko toimistosihteereitä, jotka kokoontuvat kahville vaihtamaan ajatuksia ja tietoja. Tai se voi olla hyvinkin löysästi kokoontuva lounasporukka.
Usein sen muodostaa myös joukko vaativaa asiantuntijatyötä tekeviä ihmisiä. Myyntiedustajat esimerkiksi saattavat ratkoa säännöllisesti keskenään kentällä kohtaamiaan ongelmia ja kehittää vaikkapa yhdessä strategioita vaikean asiakkaan varalta. Samalla yritykseen saatetaan luoda todella tarpeellisia uusia käytäntöjä.
Yleensä osanottajat tulevat osastojen sisältä tai niiden väliltä, mutta osa toimii myös organisaatiorajojen yli. Ryhmän toiminta voi ylettää aina asiakaspintaan asti. Yhteistyötä pidetään motivoivana ja voimia antavana. Mukaan otetaan ehkä myös uusia jäseniä.
Lähimmät esimiehet mahdollisesti tietävät ryhmästä, mutta tuskin sen toiminnasta. "Eivätkä he yleensä tiedä, miten vuorovaikutusta hyödynnettäisiin", Lämsä sanoo.
Toisin sanoen organisaatio käyttää ryhmässä välittyviä oppeja yleensä heikosti hyväkseen. Johtoporras saattaa jopa epäillä sitä, että tapaamiset haittaavat varsinaista työtä. Silti juuri näissä epävirallisissa tapaamisissa siirtyy myös niin sanottua hiljaista tietoa, kokemuksia, joille rakentuu koko yrityksen tulevaisuus.