Yli 30 arktisen alueen tieto- ja viestintäteknologian asiantuntijaa on ollut koolla Kolarin Ylläksellä suunnittelemassa arktisen alueen tieto- ja viestintäteknologian arviointia. Sitä voitaisiin myöhemmin käyttää pohjana päätöksenteossa julkisella ja yksityisellä sektorilla. Mukana oli myös edustaja Venäjän viestintä- ja liikenneministeriöstä.
Kokouksen virallisena kokoonkutsujana oli Suomen ulkoministeriö. Järjestelyt ja työpajatyöskentely olivat Kemi-Tornion ammattikorkeakoulun ja Lapin yliopiston käsissä.