Oulu

Taloyhtiöt jälkijunassa EU:n uusien tie­to­suo­ja­vaa­ti­mus­ten suhteen – "Ta­lo­yh­tiö­vä­ki puhuu tästä hyvin vähän"

Some luokitellaan pihakeskusteluksi, sanoo Pohjois-Suomen Kiinteistöyhdistyksen toiminnanjohtaja Johanna Laitala. KUVA: Jarmo Kontiainen
Oulu 26.4.2018 8:53
Arja Mikkola

EU:n uusi tietosuoja-asetus General Data Protection Regulation (GDPR) tulee voimaan 25. toukokuuta. Asetus koskee organisaatioita, jotka keräävät, säilyttävät ja käsittelevät henkilötietoja.

Miten hyvin taloyhtiöissä on valmistauduttu tietosuoja-asetukseen, Pohjois-Suomen Kiinteistöyhdistyksen toiminnanjohtaja Johanna Laitala?

– Taloyhtiöväki puhuu tästä hyvin vähän. Meille on tullut kolme kysymystä, vaikka jäseniä on 1 260. Hallituksissa ei ole vielä herätty.

Kuka taloyhtiössä vastaa täytäntöönpanosta?

– Isännöitsijä hallituksen kanssa. Kyse on siitä, että kenenkään tiedot eivät pääse vuotamaan ylimääräisille ja että koko palveluketju on mukana. Riskienhallintakin on hyvä keskustella kuntoon. Entä jos häkkivarastosta viedään kauppatiedot vaikka Heinätorin puistoon? Miten tietoturvaloukkaus hoidetaan? Asiaa olisi hyvä avata myös yhtiökokouksessa.

Minkälaisia henkilötietoja taloyhtiössä käsitellään?

– Osakeluettelo kertoo kuka omistaa ja mitä omistaa. Mukana on yleensä myös kauppakirja, jossa on henkilötunnukset, osoitteet. Liitteenä saattaa olla perunkirja ja varainsiirtoveron maksukuitteja. Sitten on asukasluettelo: ketä asuu, omistajia, vuokralaisia. Nämä luettelot muodostavat henkilörekisterin.

– Lisäksi on remonttirekisteri, siis mitä huoneistoissa on tehty, kuka omistaa ja kuka on valvonut. Kaikissa taloyhtiöissä on myös avainrekisteri, kuka on ottanut avaimen ja milloin. Yleisavaimesta pitää olla kuittauslistat siitä, kenellä se on. Saattaa isännöitsijällä olla asukkaiden tilinumeroitakin. Sitten voi olla tallentava lukitusjärjestelmä ja tallentava videokameravalvonta.

Miten monta uutta asiakirjaa tarvitaan?

– Kiinteistöliitto on laatinut sopimusmallin. Taloyhtiön tietosuojasta tehdään lyhyt tietosuojaseloste, jossa luetellaan edellä mainitut rekisterit. Laaditaan myös tietosuojaohjeistus, ja taloyhtiö sekä isännöitsijä tekevät liitteen isännöintisopimukseen asunto-osakeyhtiön tietosuojavelvoitteista. Siinä esimerkiksi sovitaan, että isännöitsijä ilmoittaa hallitukselle, jos on sattunut tietoturvaloukkaus.

– Myös huoltoyhtiön kanssa tulee sopia tietoturvasta. Sopimus määrittelee käsiteltävät henkilötiedot, käsittelyn keston, luonteen ja tarkoituksen sekä rekisterinpitäjän ja käsittelijän oikeudet ja velvollisuudet.

– Lisäksi sovitaan salassapidosta, tietoturvasta sekä mahdollisesta alihankkijoiden käytöstä. Tilintarkastajan lattiallakin saattaa olla keväällä mappikaupalla tavaraa.

Onko taloyhtiön hallituksen käyttämä Whatsapp henkilörekisteri? Entä rappukäytävän nimitaulu?

– Some luokitellaan pihakeskusteluksi. Ei pelastuslaitos ainakaan vaadi nimitaulua. (Eikä vaadi rakennusjärjestyskään Oulussa, kertoo rakennusvalvonta.)

Mikä taho vastaa sähköisen arkistoinnin tietosuojasta?

– Jos isännöintiyrityksellä on käytössä sähköinen ohjelmisto, ne ovat yleensä vain käyttäjiä ja pilvipalvelusta vastaa joku muu taho. Tietoketjun pitää kuitenkin olla kunnossa, niin että asukkaat voivat luottaa siihen, että heidän tietojaan säilytetään oikein ja he pystyvät saamaan tiedon siitä, missä kaikkialla heidän nimensä näkyvät.

Mitä uudistus maksaa?

– Enemmistö isännöitsijöistä ei peri taloyhtiöltä mitään, osa perii tarkistamisesta kertahinnan ja jotkut veloittavat kertahinnan lisäksi erikseen kuukausimaksun. Taloyhtiön kannattaa neuvotella. Asiat täytyy hoitaa kuntoon, mutta ei tästä automaattilaskutusperustetta synny. Henkilötietojen käsittely on isännöitsijöille ihan normaalia toimintaa. Aiemminkin on pitänyt huolellisesti hoitaa henkilötietoja. Jos isännöitsijältä menee hirveästi aikaa saada asiat järjestykseen, täytyy kysyä, miten ne tähän asti on hoidettu.

Miten nopeasti isännöitsijän on annettava asukkaalle selvitys tietosuojasta?

– Kohtuullisen nopeasti, noin parissa viikossa. Tietosuojaseloste on myös taloyhtiötä koskevilla verkkosivuilla.

Minkälaiset sanktiot uhkaavat?

– Kiinteistöliitto lähtee siitä, ettei korkein 20 miljoonan sanktio koskisi taloyhtiöitä.

Miten taloyhtiöiden tietoja on tähän asti säilytetty?

– Osakeluetteloa koskevia asiakirjoja on säilytettävä 10 vuotta sen jälkeen, kun asiat on kirjattu osakeluetteloon. Mappeja voi olla entisen isännöitsijän vaatekomerossa tai autotallissa. Tietoja saatetaan säilyttää taloyhtiön avoimessa häkkivarastossa tai lämmönjakohuoneessakin. Kannattaa perata kellarikopit läpi.

Lue lisää 26.04.2018 Kalevasta.

MAINOS

Kommentoi

Henkilötietolain muutos korvaa ainakin 25 nykyistä asetusta. Jos nämä nykyisen voimassaolevaan lain mukaan ovat olleet kunnossa, niin taloyhtiöissä ei ole hätäpäivää. Uutta on, että tietosuojavaltuutetulle pitää mahdollisessa tarkastuksessa pystyä selvittämään, kenen henkilön vastuulla on mahdolliset rekisterit. Luulisi isännöitsijätoimistosta tälläkin hetkellä tietävän, kuka heidän osaltaan hoitaa asukkaiden tietoja. Taloyhtiön asukkaista varsinkin vuokra-asuntojen osalta ei tälläkään hetkellä kukaan tiedä ajantasaista tilannetta. Vuokralaisten vastuullaan on muuttoilmoitusten teko. Meidänkin parikymmentä vuotta sitten ostetun osakehuoneiston postiluukkuun tulee vieläkin edellistä edellisten asukkaiden kirjeitä. Mutta varmaan isännöitsijät rahastavat tämänkin lain muutoksen asuntoyhtiöiltä, sillä he varmaan ovat menneet halpaan ja ostaneet uusia tietokoneohjelmia ohjelmistoyritysten markkinamiehiltä.

Vastaa Ilmoita asiaton viesti

Onkohan asiat kunnossa Kreikassa tai Italiassa tai muissa vastaavissa EU-maissa olisi kiva tietää.

Vastaa Ilmoita asiaton viesti

Mitään käytäntöjä ei tarvitse muuttaa, koska lain mukaan on toimittu tähänkin asti. Jos jokin muuttuu, on se selvä viesti holtittomuudesta.

Vastaa Ilmoita asiaton viesti

Tämähän on Kiinteistöliiton Pohjois-Suomen kanta maksuista, mutta valtakunnallinen kanta on poikkeava. P-Suomen osaston kannassa siirretään kulut 2019 alkaen kuukusimaksuihin jyvitettyinä, kuten hallituksen isännöitsijäjäsenet ovat ilmaisseetkin. Millään yhtiöllä Suomessa ei ole vielä tarvinnut olla tietosuojaselosteita kaikista henkilörekistereistä, tämä on uutta ja henkilösuojan takia siitä on myös pidettävä yllä. Yksilönä on tuettava suojaa yksityisyydelle, mutta hintana on kuitenkin sen eteen teetettävä työ, kuten EU:n määrittää kaikkia jäsenvaltioitaan. Se hieman maksaa.

Vastaa Ilmoita asiaton viesti

Tietosuojaselosteen tekeminen on tehtävä kerran ja kertakorvaus siitä on asiallinen. Mutta ylläpitoa käytännössä ei tarvita, ellei jokin seikka muutu esim. oteta kameravalvontaa käyttöön tms. poikkeuksellista eikä silloinkaan montaa minuuttia muutokseen mene.

Vastaa Ilmoita asiaton viesti

Porraskäytävästä nimitaulut pois ja postiluukkuun pelkkä porras ja numero?
Eikös tämän pitäisi alentaa kustannuksia, kun muuttaessa ei tarvitse enää huoltoyhtiön käydä?

Jos tiedot on mapissa/tietojärjestelmässä asiallisen suojauksen takana, niin eikö sen pitäisi riittää?
Yksi yleisohje tietomurtojen varalta koko maahan riittänee.

Missä eu, siellä rahastus.

Vastaa Ilmoita asiaton viesti

Taas hieno kukka EUn hattuun ja naula Suomen arkkuun. Miksikö? Siksi että jälleen kerran Suomessa KUSTANNUKSET nousevat. Etelä Euroopasaa ei lotkauteta korvia moisille tietosuojalaeille, mutta Suomessa noudatetaan pilkulleen ja se maksaa. Ja paljon. Vikiskööt Sipilä lisää Suomen palkkatasosta, kun kuluja tulee ihan muualta.

Vastaa Ilmoita asiaton viesti

Mitä kuluja huolellisuus aiheuttaa?
Siitä voi kyllä kuluja ja korvausvaateita syntyä, jos verkkokopista pöllitään osakkaiden ja asukkaiden tiedot.
Ja joidenkin täysin hukkaan menneestä peruskoulutuksesta pitäisi asianomaisilta periä rahat takaisin, esim. puuttuvan lukutaidon vuoksi.

Vastaa Ilmoita asiaton viesti

Tarkoittaa sitä että suomen ei tarvitse tätäkään pykälää noudattaa...Kuten ei montaa muutakaan eu pykälää jotka vosiivat kansalaisen oikeusturvaa parantaa.
Kuten perustuloa tai sosiaalitukia.

Vastaa Ilmoita asiaton viesti

Jutussa "unohdettiin" mainita, että siirtymäaika on kaksi vuotta eli ei hötkyilyä. Toiseksi Suomen henkilörekisterilaki edellyttää lähes samat asiat. Jollei isännöinti ole niistä jo aiemmin huolehtinut, lienee jotain vinossa.
Lisälaskutusyriykset kuvastavat isännöinnin moraalista rappiota.

Vastaa Ilmoita asiaton viesti

Meillä isännöitsijätoimisto veloittaa tästä 250,00 euroa. Nopea soittokierros muihin isännöintitoimistoihin paljasti, että suurin osa muista toimistoista ei veloita mitään. Kyllä on taas hallitusten syytä olla tarkkana!

Vastaa Ilmoita asiaton viesti

Tämä on sitä EU:n ihanuutta . Rahastus lisääntyy kuten direktiivit ja pyrokratia vuosi vuodelta.

Vastaa Ilmoita asiaton viesti

Mitä järkeä noissa on ? Ei niin mitään. Kaikista, mitä tapahtuu kenenkin asuinalueella, tulisi isännöitsijän ilmoittaa asukkaille heti, kun tieto on tullut hänelle, eikä odottaa noin kauan. Se ei ole oikein ketään asukasta kohtaan salata tärkeitä tietoja.

Vastaa Ilmoita asiaton viesti

Ehkä ihmiset eivät ole "heränneet" tähän EU puppugeneraattorista tulevaan uudistukseen koska taloyhtiöt ovat toimineet jo sata vuotta ilman EU:n tietosuojauudistusta. Tiedot ovat mapeissa ja hyvin on toiminut. Taas taidettiin luoda isännöitsijöille uusi rahastuksen syy.

Vastaa Ilmoita asiaton viesti

"Taas taidettiin luoda isännöitsijöille uusi rahastuksen syy". Koittakaapa arvata, millainen työ isännöitsijöillä tässä rumbassa on, jos on useita kymmeniä taloyhtiöitä? Jos on vasta aloittanut ja saanut uusia asiakkaita, joiden paperit olleet jonkun muun autotallissa tai keittiökaapissa? Kun selvität kaikki nämä yllämainitut asiat. Työaikaa menee helposti useita päiviä, jopa viikkoja. Ettäkö ei saisi edes laskuttaa..? Itsellä tulee ainakin mieleen, että vois jättää kohta koko touhun, kun aina tulee jotain pientä lisää ja isännöitsijän palkkioita ei saisi nostaa.

Vastaa Ilmoita asiaton viesti

No miten uusi isännöintiyritys olisi tehnyt tämän ilman EU:n uutta tietosuoja-asetusta? Olisihan nuo kaikki paperit pitänyt siirtää sieltä autotallin perukoilta siltikin? Jossakin kaapissahan ne paprut aina on ja pitää siirtää isännöitsijän vaihtuessa.

Vastaa Ilmoita asiaton viesti

On todella kurjaa, että populaation epärehellisen osan vuoksi itseään ja omaisuuttaan täytyy suojata alati aktiivisemmin. Rehtien maailmassa siihen ei olisi tarvetta. Tietokoneohjaukseen totaalisesti repsahdettaessa suojaamisen tarve turpoaa huimasti, eikä taida pysyä näpeissä senkään vertaa kuin kellarikomeroarkistoinnissa. Kannattaa tänä päivänä todellakin harkita myös sitä, että pidetäänkö asukkaiden nimitaulua ylipäätään porraskäytävässä paikassa, jossa sen näkee lasin läpi sisälle astumatta. Toisaalta postilaatikkorivi esittää saman tiedon pientaloalueilla. Onko se nimirekisteri?

Vastaa Ilmoita asiaton viesti

Johanna Laitala kertoo, että taloyhtiöväki ei ole vielä herännyt 25.5 voimaan tulevaan uuteen tietosuoja-asetukseen ja mitä se tarkoittaa taloyhtiöiden kannalta. Tiedossa on, että osa isännöintiyrityksistä on huomannut uudessa asetuksessa jälleen hienon rahastusmahdollisuuden. Herää kysymys miksi kiinteistöyhdistys on ollut asian suhteen kovin hiljaa. Johtuuko yhdistyksen vaitiolo siitä, että yhdistyksen hallituksessa istuu isännöitsijöitä?

Vastaa Ilmoita asiaton viesti

Uutisvirta

22:50
Ukrainan presidentiksi nouseva Volodymyr Zelenskyi on oligarkin tukema näyttelijä ja yrittäjä
22:43
Pikkuleijonien taival MM-mitalipeleihin mutkistui entisestään – tappioputki kolme ottelua
21:41
Kalevalan Aino on nähty uhrina ja kuuliaisena sisarena, kirjailija Tiina Piilola näkee hahmon toisin – "Tällaiset tulkinnat kuulostavat nykynaisen korviin älyttömiltä"
21:14
Volodymyr Zelenskyi on voittamassa Ukrainan presidentinvaalit murskaluvuin – presidentti Poroshenko on tunnustanut tappionsa
20:51
Ensi viikolla ilmassa on kesän tuntua: Aurinko paistaa, lämpötilat nousevat Oulussa noin 16 asteeseen – "Lämpötilat selvästi tavallista korkeampia"
20:02
Tuntematon mies pahoinpiteli alaikäistä tyttöä Pudasjärvellä, Rukalla pahoinpitelyn uhriksi joutui eteläsuomalainen mies
19:51
Mies kelkkaili Pudasjärvellä pelkkä pyyhe päällään ja putosi kelkan kyydistä – puhalsi 1,9 promillea
89
Halla-aho ei irtisanoudu vanhoista blogikirjoituksistaan – "Osa tyhmiä ja harkitsemattomia, osassa edelleen pointti"
41
Isot ja pienet jäähyt värittivät Kärppien ja HPK:n finaaliavausta – Ulosajoon johtaneen taklauksen alle jäänyt Michal Kristof:” Vähän tuli verta, mutta tällaisia nämä pudotuspelit ovat”
28
Japanilaiset tulivat vain saunaan, eritoten savusauna sai suuren arvostuksen – Tuleeko Kuusamosta nousevan auringon saunamekka?
19
Pääsiäiskokko palaa taas lankalauantaina Oulun Lammassaaressa – parhaimmillaan kokon loimua on seurannut parikin tuhatta ihmistä
15
Syömäsä: Ideaparkin Chef’s Salad, Kebab & Pizzassa saa rahalle vastinetta – lounalla saa syödä mahan täydeltä
11
Reissusa: Sveitsissä Skier's Haute Routella edetään suksilla laskien ja skinnaten upeassa maisemassa
9
Sri Lankassa kahdeksan räjähdystä hotelleissa ja kirkkojen jumalanpalveluksissa – lähes 200 kuollut ja useita satoja haavoittunut

Etusivulla nyt

Paikallissää

Juttutupa

Päivän tykätyin viesti

Perintövero pois!

ainakin tuli selväksi minkä aatteen mies olet ei muuta kun muutat pohjois koreaaan siellä valtio omistaa kaiken oikea pa... Lue lisää...
jyväjemmar

Jari ja sarjakuvat

Jari

23.6.

Naapurit

20.4.
;

Uutiset osastoittain

Palvelemme sinua

Asiakaspalvelumme auttaa sinua mielellään Kalevan tilausasioissa ja muissa lukijan palveluissa.

Asiakaspalvelu

(08) 5377 610 (ma-pe 9-16)

www.kaleva.fi/asiakaspalvelu

Kalevan medioilla tavoitat 331 000 lukijaa.

Yrityspalvelut

(08) 5377 180

yrityspalvelut.kaleva.fi


stats-image